Originally published at: OneNote Notizbuch freigeben & teilen, mit Zugriffsverwaltung
Die Funktion zum Freigeben und Teilen eines OneNote-Notizbuchs ist ideal, um die Inhalte gemeinsam, dezentral und asynchron mit anderen Personen zusammen bearbeiten zu können. Egal ob sich diese im Homeoffice, in einer anderen Zeitzone oder auf der anderen Seite der Erde befinden. Denn OneNote ist ein recht einfach zu bedienendes, aber dafür sehr wirkungsmächtiges Tool, um gemeinsam zum Beispiel offene Vorgänge zu bearbeiten, Projekte zu dokumentieren, Ereignisse zu planen, Wissen und Erfahrung auszutauschen sowie Informationen und Kompetenzen zu bündeln. Eine Voraussetzung für die gemeinsame Nutzung von OneNote mit anderen Personen ist nun eben das Freigeben und anschließende Teilen eines Notizbuchs. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag – und sehen Sie in unserem kurzen Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!
1. Der richtige Speicherort: Grundlagen für das Freigeben eines OneNote Notizbuchs
Bevor Sie mit dem Teilen eines Notizbuches beginnen, sollten Sie überprüfen, wo diese OneNote-Datei abgespeichert wurde. Denn eine grundlegende Voraussetzung für die Freigabeprozedur gibt es: Der Speicherort des Notizbuchs muss für die empfangende Person erreichbar sein! Liegt das Notizbuch also auf Ihrer lokalen Festplatte, müssen Sie die Datei zunächst, je nach dem Empfänger, entweder in Ihr Firmennetzwerk (SharePoint) oder in die Microsoft Cloud (OneDrive) verschieben beziehungsweise synchronisieren.
- Der Speicherort in den OneNote-Apps für Android, iPhone, Windows 10 und im Web: Verwenden Sie eine dieser OneNote-Apps, dann ist von Haus aus alles startklar. Denn dann speichert OneNote die Notizbücher nämlich immer und ausschließlich in der Microsoft Cloud OneDrive. Dann können Sie direkt mit dem Freigeben beginnen.
- Speicherort in „OneNote“ (OneNote 2016/2021 oder für Microsoft 365): Anders sieht es aus, wenn Sie die Desktop-App „OneNote“ verwenden. Denn hier können Sie die Notizbücher auch lokal auf Ihrem PC oder Mac speichern oder auf einer externen Festplatte ablegen. Solche Dateien müssen Sie also vor dem Freigeben und…