Originally published at: Microsoft Excel: Dropdown-Auswahllisten erstellen und schützen
In Microsoft Excel kann man ganz einfach aufklappbare Dropdown-Auswahllisten in einer oder mehreren Zellen erstellen. Die Auswahlmöglichkeiten beschleunigen die Eingabe der Daten erheblich, verhindern ungültige Eingaben und machen das Arbeitsblatt wesentlich übersichtlicher und professioneller. Wie das genau geht und welche Funktionen Ihnen dabei alles zur Verfügung stehen, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung.
1. Dropdown-Listen in Excel: Was ist das eigentlich genau?
Als „Dropdown-Liste“ wird in dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel eine aufklappbare Auswahlliste in einer Zelle bezeichnet, manchmal auch Klappmenü genannt. Dabei erscheint ein Aufklapppfeil neben der oder den ausgewählten Zellen. Wird dieser angeklickt, öffnet sich eine zuvor erstellte Auswahlliste, und Sie können einfach per Mausklick ein Element auswählen, das dann sofort eingefügt wird, ohne dass Sie dies extra eintippen müssen. Die Funktion vereinfacht und beschleunigt die Eingabe von Daten in eine Excel-Tabelle erheblich. Dies ist vor allem für häufig benötigte Formulare praktisch, in die immer wieder dieselben Eingaben eingetragen werden müssen. Gleichzeitig vermeiden Sie damit auch Tippfehler oder ungültige beziehungsweise nicht vorgesehene Eingaben. So können auch andere Nutzer effizienter mit Ihren Arbeitsblättern in dem Tabellenkalkulationsprogramm arbeiten.
- Die zur Auswahl stehenden Dropdown-Elemente können Sie dabei entweder aus bestehenden Zellen oder Tabellen übernehmen oder auch erst direkt bei der Erstellung manuell eingeben.
- Die Auswahlelemente der Dropdownliste lassen sich auch nachträglich noch bearbeiten, entfernen oder neue hinzufügen.
- In Excel können auch mehrere Dropdown-Listen dynamisch verknüpft werden, dann sind die Inhalte der zweiten Auswahlliste abhängig von der Eingabe/Auswahl in der ersten Liste (z. B. erst Auswahl der Bundesländer und dann entsprechender Städte, oder erst die Auswahl einer Automarke und dann die entsprechenden Modelle dieser Marke).
- Bei Bedarf lassen sich die Listenergebnisse auch mit unterschiedlichen Farben darstellen (z. B. grün für ok, gelb für noch zu prüfen und rot für fehlerhaft).