Die jahrelange Parallelexistenz der beiden nahezu identischen Programmvarianten „OneNote für Windows 10“ und „OneNote Desktop-App“ hat bei Millionen Nutzern für Verwirrung und teilweise Unverständnis gesorgt. Nicht zuletzt auch aufgrund der zahlreichen Umbenennungen. Microsofts digitales Notizbuchprogramm OneNote gibt es in verschiedenen Programmversionen mit jeweils unterschiedlichen Vorzügen. Wir zeigen Ihnen daher in diesem Beitrag die verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten aus Programmversion und Speicherort, damit Sie OneNote optimal für sich nutzen können!
1. Einführung: Wozu wird OneNote im Büro eigentlich benötigt und was sind die Vorteile?
Mit OneNote können Sie nicht einfach nur Notizen erstellen, sondern ganze Dokumentensammlungen übersichtlich verwalten und bearbeiten. Dabei hat OneNote das Potenzial, die komplette Papierablage im Büro zu ersetzen! Die fünf großen Vorteile von OneNote gegenüber einer klassischen Papierablage sind:
Mehr Ordnung und weniger Platzbedarf: Die riesige Papierablage aus Leitz-Ordnern und Hängeregistern wird durch eine deutlich übersichtlichere digitale Ablage im PC ersetzt. Die verschiedenen Ablageebenen der Papierablage können dabei spielerisch einfach eins zu eins nachgeahmt werden.
Die Inhalte lassen sich viel leichter befüllen: Da die meisten Inhalte heutzutage sowieso in digitaler Form vorliegen (z. B. E-Mails, Webseiten, Textdateien, PDFs, Bilder, Fotos, Grafiken, Audio- und Videomittschnitte), lassen sich diese ganz einfach per Mausklick in das digitale Notizbuchprogramm hinein- und wieder herauskopieren. Das geht viel schneller und einfacher als das Ausdrucken und Abheften in Papierform.
Die Inhalte können übersichtlicher strukturiert werden: Die verschiedenen Ablageebenen und Formatierungsmöglichkeiten der OneNote-Notizbücher erlauben es, die Gliederung und Strukturierung eines Themas deutlich feiner zu gestalten, als das in Papierform überhaupt möglich ist – und das auch noch jederzeit nachträglich.
Inhalte viel leichter suchen und schneller finden: In OneNote sind alle Inhalte volltextindiziert. Das bedeutet, dass sämtliche Texte (auch in Bildern oder digitalen Handschriften) von der OneNote-Suchfunktion zuverlässig gefunden werden. Dabei wird die komplette Ablage innerhalb von Sekundenbruchteilen durchsucht. Schneller geht das Durchsuchen einer…
ist es möglich, einen weiteren Besitzer meiner Notizbücher anzulegen bzw. was passiert wenn der ursprüngliche Besitzer das Unternehmen verlässt und somit auch der Account (E-Mail Adresse, OneDrive, Local,…) gelöscht wird.
Kann der nächste Mitarbeiter mit „unlimited access“ meine Dateien noch organisieren oder muss vor dem Verlassen des Unternehmens eine Kopie gemacht/versendet werden und der neue Kollege legt alles neu an?
Hallo,
leider können momentan einem OneNote-Notizbuch nicht mehrere Besitzer zugeordnet werden. Dadurch werden auch mit Löschen eines Benutzers die freigegebenen Notizbücher gelöscht. Diese synchronisieren sich dann nicht mehr unter den freigegebenen Benutzern. Es empfiehlt sich also die Notizbuchinhalte vor Ausscheiden des Mitarbeiters in ein neues Notizbuch zu verschieben und dieses erneut freizugeben.
Leider momentan noch etwas kompliziert. Es bleibt zu hoffen, dass Microsoft diese Funktion bald ergänzen wird.
Herzliche Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle
zum Thema Cloud hätte ich da eine Frage: wie sieht es die DGSVO mit dem Daten speichern in OneDrive? Was muss in einer Firma dabei berücksichtigt werden?
Hallo Herr Jauernig,
vielen Dank für Ihre wichtige Frage.
Für den Einsatz von Office 365 in Firmen ist zwingend zu beachten, dass Sie ein Business-Angebot von Office 365 buchen. Wir verwenden bspw. Office 365 Business Premium.
Warum ist das so wichtig? Bei den Varianten O365 Home o.ä. werden die Daten außerhalb der EU gespeichert. Hingegen bei O365 Business Varianten sind alle Daten innerhalb der EU gespeichert.
Zudem nimmt Microsoft das Thema Datenschutz sehr ernst. Sie waren das erste Unternehmen, das die EU DSGVO-Standardklauseln vollumfänglich erfüllt hat. Microsoft kann sich außerdem keine Datenpanne erlauben. Deren Geschäftsmodell ist ein anderes, wie etwa das von Google oder Facebook. Während diese sehr datengetrieben sind, möchte Microsoft lieber erstklassige Software für Business-Anwender entwickeln.
Ich hoffe das hilft Ihnen weiter.
Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle