Originally published at: Outlook Kontakte freigeben und teilen: Gemeinsame Kontaktordner
Das Teilen von Kontakten heißt in Outlook „Freigeben“. Das Freigeben von Kontakten geht dabei weit über das reine Versenden einer Kontaktdatei hinaus. Denn durch die Freigabe eines Ordners im Outlook-Adressbuch erhalten die Empfänger Zugriff auf diesen Ordner. Deren Möglichkeiten reichen von „nur lesen“ bis zur vollständigen Berechtigung für das Bearbeiten, Erstellen und Löschen der Kontakte innerhalb des freigegebenen Ordners. Auf diese Weise kann man eine gemeinsam nutzbare Adressbuchbasis mit Kollegen herstellen, das nur einmal (dezentral/organisch) erstellt werden muss und dann stets für alle Nutzer aktuell ist.
1. Anleitung „Freigabe“: Wie man Kontakte in Outlook freigibt und mit Kollegen teilt
Innerhalb des gleichen Unternehmens ist es meist kein Problem, Outlook-Kontakte für Kollegen freizugeben. Da jeder Mitarbeiter in der Regel ein eigenes Exchange-Konto besitzt (auf dem Unternehmensserver oder in Microsoft 365), können die Daten ganz einfach ausgetauscht werden. Das Freigeben für externe Nutzer außerhalb der eigenen Organisation wird jedoch üblicherweise von den IT-Sicherheitsregeln verhindert. Externen Nutzern werden die Kontakte daher meist klassisch per E-Mail zugesandt (siehe weiter unten). Das Freigeben innerhalb eines Unternehmens funktioniert nun wie folgt.
- Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im Bereich → Personen auf den Kontakteordner, den Sie freigeben wollen (Tipp: Falls Sie nicht den gesamten Standardordner freigeben wollen, sollten Sie zuvor noch einen eigenen Unterordner mit den benötigten Kontakten anlegen). Klicken Sie anschließend in der Registerkarte → Start im Menübereich „Freigeben“ auf die Schaltfläche → Kontakte freigeben. Nun öffnet sich eine E-Mail für die Freigabeeinladung.
- Schritt 2: Tragen Sie in die Adresszeile „An“ die Empfänger ein (mittels deren E-Mail-Adressen oder Auswahl der Namen aus der Adressliste). Bei jeder hinzugefügten Person können Sie gleich die individuelle Berechtigungsstufe festlegen, ob und welche Änderungen der Empfänger in dem freigegebenen Kontaktordner vornehmen darf (siehe Tabelle unten).
- Optional: Wenn Sie parallel zu Ihrer Kontaktefreigabe…