Originally published at: Outlook Kalender freigeben für Kollegen (Anleitung & Tutorial)
Ein transparenter Kalender ist die Basis für reibungslose Zusammenarbeit. Deshalb ist es in Unternehmen, Teams oder Projekten in der Regel sinnvoll, den Outlook Kalender freigeben zu können und sich gegenseitig alle beruflichen Termine sichtbar zu machen. Wie das geht und welche Berechtigungen Sie vergeben können, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen® Blogbeitrag.
1. Welche Vorteile hat die Kalenderfreigabe in Outlook?
Wenn Sie Ihren Kalender mit anderen teilen, bringt das drei bedeutende Vorteile mit sich:
- Reibungslose Krankheits- und Urlaubsvertretung:
Im Falle einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung kann ein Kollege somit alle zeitlichen Verpflichtungen einsehen und wichtige Termine entweder wahrnehmen oder umplanen. - Einfachere und schnellere Terminsuche:
Mit freigegebenen Kalendern sehen Sie auf einen Blick, wann die anderen zeitlich verfügbar sind und wann nicht. Eine langwierige Terminsuche entfällt damit. - Grundlage für einen gemeinsamen Teamkalender:
Das Kalenderfreigeben ermöglicht die Einrichtung eines gemeinsamen Gruppenkalenders in Outlook, den alle Teammitglieder gleichzeitig benutzen können.
2. Was darf der Empfänger Ihrer Kalenderfreigabe in Outlook alles sehen?
Das Kalenderteilen bedeutet nicht, dass Ihnen jeder Empfänger Ihrer Freigabeerlaubnis auch gleich eigene Termine in Ihren Kalender eintragen darf! Sie können für jede Person, der Sie eine Kalenderfreigabeberechtigung erteilen, festlegen, wie viel diese sehen darf (ob nur belegte und freie Zeiten oder auch Ort, Betreff und Details der Termine) und ob der Empfänger zusätzlich auch noch die Berechtigung zum Schreiben, Ändern und Löschen von Termineinträgen in Ihrem freigegebenen Kalender erhalten soll. Dafür stehen Ihnen drei Optionen beim Teilen zur Verfügung, die Sie nachträglich jederzeit wieder ändern können:
- Nur die Verfügbarkeit: Dem Empfänger werden nur Ihre Frei/Gebucht-Zeiten angezeigt, ohne jegliche Details zu den jeweiligen Terminen.
- Eingeschränkte Details: Dem Empfänger werden zusätzlich zu den Frei/Gebucht-Zeiten auch noch der Betreff und Ort des jeweiligen Termins angezeigt.
- Vollständige Details: Der Empfänger darf alle Details Ihrer Kalendertermine einsehen.