Mit Outlook können Sie ganz leicht einen Urlaubskalender für die gemeinsame Urlaubsplanung im Team erstellen. Das spart viel Zeit in der Abstimmung und schafft eine tolle Übersicht, auf die jeder von überall aus Zugriff hat. Diese Funktion ist zwar leider nicht voreingestellt, lässt sich aber auf verschiedenen Wegen dennoch vergleichsweise einfach realisieren. Outlook ist der „Personal-Information-Assistent“ in Microsofts Office-Paket rund um die drei zentralen Bereiche Email-Kommunikation, Kontaktadressenverwaltung und Zeit- bzw. Terminplanung. Wie Sie zu einem gemeinsamen Outlook Urlaubskalender kommen, erfahren Sie hier.
1. Der Outlook Urlaubskalender erleichtert die Urlaubsplanung
Die meisten Nutzer verwenden Outlook hauptsächlich für Ihre Email-Kommunikation und als digitales Adressbuch für Ihre geschäftlichen Kontakte. Die vielen hilfreichen Kalenderfunktionen zur Vereinfachung des Zeitmanagements sind dagegen größtenteils nur vage bekannt. So kommt es häufig vor, dass die eigene Urlaubsplanung zwar in guter Absicht, aber dennoch falsch in den Outlook-Kalender eingetragen wird. Im Ergebnis wird die Kalenderanzeige dann für die anderen Teammitglieder im zunehmenden Maß extrem unübersichtlich. Das vermeiden Sie, indem Sie eine der drei nachfolgenden Lösungen nutzen.
2. Lösung 1: Den Urlaubskalender in Outlook mittels Freigegebenen Kalender erstellen
Den Urlaubskalender kann jeder Mitarbeiter ganz einfach über die Funktion „Freigegebene Kalender” erstellen. Jedoch ist dieser dann an das Postfach des jeweiligen Mitarbeiter gebunden, was im Falle von Krankheit, Kündigung und Ähnlichem zum Problem werden kann. Wie Sie einen solchen Kalender anlegen, erfahren Sie hier.
Urlaubskalender anlegen: Erstellen Sie zunächst in Ihrem Outlook einen neuen Kalender. Folgen Sie dafür dem Pfad: Registerkarte „Ordner“ → Neuer Kalender. Bei dem Punkt „Ordner soll angelegt werden unter“ klicken Sie auf → Kalender. Als prägnanten Namen geben Sie am besten „Urlaubskalender Team“ ein.
Urlaubskalender teilen: Klicken Sie nun den neuen Teamkalender mit der rechten Maustaste in Ihrem Navigationsbereich an und gehen Sie dann unter → Eigenschaften und →…
muss bei Lösung 2 ebenfalls ein weiterer Termin mit anzeigen als „abwesend“ erstellt werden, wenn man nicht aus Versehen zu Terminen eingeladen werden möchte im Urlaub?
Hallo zusammen,
die Lösung 2 wollte ich umsetzen, dabei stellt sich für mich das Problem,
wie kann nun jedes Team-Mitglied alle Einträge der anderen Teammitglieder sehen?
Muss nun jedes Teammitglied eine Kalendergruppe eröffnen?
vielen Dank für Ihren Beitrag. Damit die restlichen Team-Mitglieder die eingetragenen Termine sehen können, müssen sich die Team-Mitglieder den freigegebenen Kalender bei sich in Outlook öffnen. Das funktioniert wie folgt.
1. Klicken Sie in Outlook im Bereich Kalender oben in der Menüleiste auf den Befehl „Kalender öffnen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Aus Adressbuch“ aus.
2. Wählen Sie nun aus dem Adressbuch den Kontakt des Team-Mitglieds aus, das den Team-Kalender erstellt und freigegeben hat.
3. Wählen Sie zum Abschluss den freigegebenen Team-Kalender aus.
Diese drei Schritte muss jedes Team-Mitglied einmal bei sich in Outlook ausführen. Danach erscheint bei jedem Mitglied automatisch eine neue Kalendergruppe „Freigegebene Kalender“, die den Team-Kalender enthält.
Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Ansonsten dürfen Sie sich gerne wieder an mich wenden.
Sehr geehrter Herr Brodbeck,
ich habe Ihre Anleitung mit Lösung 2 befolgt und es hat soweit auch alles funktioniert. Allein das hinzufügen über das Adressbuch funktioniert nicht, hier wird immer nur der „Hauptkalender“ unter freigegebene Kalender angezeigt. Wenn ich den Kalender über E-Mail freigebe kann er jedoch geöffnet werden. Es erscheinen jedoch keine Termine aus dem Gruppenkalender bei den Kollegen oder bei mir, jeder sieht nur seine eingetragenen Termine. Die Termine aus dem Hauptkalender jedoch können eingesehen werden, als wären sie auf Privat gestellt.
