Originally published at: Outlook: Teams Besprechung planen (Anleitung)
Es kann nur einen geben – einen Kalender! Und da dies im Unternehmensalltag der Outlook-Kalender ist, sollten Sie auch Ihre Teams-Besprechungen direkt im Outlook-Kalender planen. Zum Glück ist das ganz einfach möglich, denn sowohl Teams als auch Outlook sind beide Bestandteil von Microsoft 365. Wie einfach Sie in Outlook Teams Besprechungen hinzufügen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.
1. In einem zentralen Kalender alle Besprechungen planen
Um Terminkonflikte zu vermeiden, sollten möglichst alle beruflichen Verpflichtungen in einer einzigen Kalender-App zusammenlaufen. Ansonsten riskieren Sie nur, sich zu verzetteln, doppelt zu verplanen oder einen wichtigen Termin zu übersehen. Und da Outlook DER zentrale Ort für die Verwaltung sämtlicher beruflichen E-Mails, Business-Kontakte, Arbeitstermine und auch Aufgaben ist, können Sie im Outlook-Kalender auch Ihre Teams-Besprechungen optimal planen. Microsoft hat hierfür sogar mit einem eigenen Outlook-Add-In einen extra Schnell-Klick-Button spendiert!
Gutes Zeitmanagement ist wichtig für gelassenes Arbeiten.
2. Wie kann ich in Outlook Teams Besprechungen planen?
Microsoft hat sein Outlook-Add-In für die Teams-Anwendung bereits im Juli 2017 vorgestellt und dann über die nächsten Monate hinweg ausgerollt. Dieses wichtige Add-In ermöglicht nicht nur ein Synchronisieren der beiden Kalenderfunktionen, sondern auch das Planen von Teams-Besprechungen aus der gewohnten Outlook-Umgebung heraus – mit allen zeitlichen Verpflichtungen, die sich aus dem Kalender und der Aufgabenliste ergeben.
- Das Outlook-Add-In für Teams installiert sich automatisch, sobald die Desktop-Version von Microsoft Teams und Microsoft 365 auf einem Windows-PC zusammen installiert sind.
- Dann finden Sie im Menüband Ihres → Outlook-Kalenders in der Registerkarte → Start den neuen Schnellzugriffs-Button → Teamsbesprechung.
- Klicken Sie auf diese Schaltfläche und planen Sie dann wie gewohnt Ihr Meeting.
- Sie haben, wenn Sie auf den → Pfeil bei Teamsbesprechung klicken, noch folgende Auswahl:
- Besprechung planen
- Webinar
- Versammlung
- Virtueller Termin
Tipp: Wie solch eine Besprechungsplanung in Outlook möglichst einfach und schnell gelingt,…