Originally published at: Outlook Urlaub eintragen (+ Abwesenheitsnotiz)
Das Eintragen des eigenen Urlaubs in den Outlook-Kalender ist allein leider noch nicht ausreichend. Denn das bekommen nicht alle Ihre Kollegen, Partner und Kunden mit. Nur bei einem gemeinsamen Gruppenkalender oder einem freigegebenen/geteilten Kalender können die jeweiligen Beteiligten Ihre Abwesenheit automatisch sehen. Alle anderen relevanten Personen müssen daher gesondert über Ihren Urlaub informiert werden. Zum Glück bietet Outlook auch hierfür eine praktische Lösung an, inklusive einer automatischen Abwesenheits-Antwort. Wie Sie Ihren Urlaub in Outlook eintragen und Ihre Abwesenheit sowie Rückkehr möglichst stressfrei vorbereiten, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag.
1. Den eigenen Urlaub in den Outlook-Gruppenkalender eintragen
- Öffnen Sie Ihren Outlook-Client.
- Navigieren Sie zur → Kalenderansicht und wählen Sie anschließend Ihren Outlook-Gruppenkalender aus.
- Klicken Sie dann links oben auf → Neuer Termin.
- Geben Sie nun in dem Feld → Titel zum Beispiel „Urlaub XY“ ein. (XY = Ihr Name)
- Wählen Sie im Feld → Beginn den ersten Tag Ihres Urlaubs und in dem Feld → Ende den letzten Tag Ihres Urlaubszeitraums aus.
- Aktivieren Sie anschließend das Häkchen in dem Kontrollkästchen bei → Ganztägig.
- Die Eingabe eines „Ortes“ ist optional und nicht erforderlich.
- Tipp: Sie können auch im Kalender einfach zuerst mit gedrückter linker Maustaste die betreffenden Tage markieren und erst dann auf → Neuer Termin klicken, dann werden der Beginn und das Ende Ihres Urlaubszeitraums automatisch übernommen und ausgefüllt.
- Klicken Sie abschließend im Menüband oben auf den Pfeil bei → Optionen.
- Klicken Sie danach direkt neben → Anzeigen als auf das Dropdown-Menü und wählen Sie → Außer Haus aus – nur so werden Sie anderen Nutzern auch tatsächlich als abwesend und nicht „buchbar“ angezeigt.
- Klicken Sie zum Abschluss auf → Speichern & schließen, um Ihren Urlaub in Outlook einzutragen.
Die Folgen: Ihr Urlaubstermin wird nun nicht nur in Ihrem eigenen Outlook-Kalender angezeigt,…