Originally published at: Anleitung: Verschlüsselte E-Mails in Outlook senden und öffnen
Eine Outlook verschlüsselte Mail zu senden ist für Unternehmen und Behörden essenziell, da vertrauliche und sensible Daten nicht in falsche Hände geraten dürfen. Dafür stehen in Outlook zwei verschiedene Verschlüsselungsmethoden zur Verfügung: die klassische S/MIME-Verschlüsselung, die inzwischen jedoch ein externes Zertifikat erfordert, und die neuere, deutlich komfortablere Microsoft-Purview-Nachrichtenverschlüsselung in Microsoft 365, die ohne den Aufwand für das Beantragen und Austauschen von Zertifikaten auskommt. Die folgende Büro-Kaizen®-Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit beiden Methoden vertrauliche E-Mails in Outlook verschlüsseln, versenden und öffnen können.
1. Hintergrund: Welche E-Mails sollte man in Outlook alles verschlüsseln? Warum?
Wenn eine E-Mail in Outlook nicht verschlüsselt, sondern im Klartext versendet, kann potenziell jeder, der die Nachricht abfängt, den Nachrichtentext und auch den Anhang lesen. Ganz ähnlich wie bei einer klassischen Postkarte. Das ist für alle vertraulichen Inhalte und sensiblen Daten im Unternehmenskontext, die rechtlichen Anforderungen unterliegen (z. B. DSGVO, Compliance-Vorgaben, branchenspezifische Standards), natürlich fatal. Die Mail-Verschlüsselung in Outlook funktioniert nun wie ein Briefumschlag mit Vorhängeschloss. Der Inhalt inklusive der Anhänge werden darin unlesbar chiffriert und mit einem Schloss geschützt. Und nur die vorgesehene Empfangsperson erhält die Möglichkeit, diese Verschlüsselung zu öffnen und damit den Inhalt zu dechiffrieren. So wird sichergestellt, dass sensible Daten nicht in unbefugte Hände gelangen können.
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