Originally published at: Wie funktioniert die bedingte Formatierung in Excel? Anleitung
Mit der bedingten Formatierung in Microsoft Excel werden alle Daten und Werte in einer Tabelle miteinander verglichen und dann deren Relation zueinander automatisiert farblich hervorgehoben angezeigt. Dadurch kann der Datensatz viel leichter kontrolliert und bearbeitet oder auch wichtige Ausreißer auf einen Blick schneller erkannt werden. So kann man beispielsweise mit einer ganz einfach zu erstellenden Formatierungsregel erreichen, dass Excel die Rangfolge aller Zellen mit den Ampelfarben Rot, Gelb und Grün einfärbt, mit einem Farbverlauf kenntlich macht, alle Zellen oberhalb oder unterhalb eines zulässigen Wertes farblich markiert oder auch bestimmte Werte durch einen Text ersetzt. Wie die bedingte Formatierung in Excel nun konkret funktioniert, und was Sie damit alles machen können, erklären wir Ihnen hier in dieser Büro-Kaizen Anleitung!
1. Was ist die bedingte Formatierung in Microsoft Excel? Einfach erklärt
Mit der bedingten Formatierung können Sie sich in Excel ganz einfach eine erheblich bessere Übersicht über Ihren Datensatz (Liste oder Tabelle) verschaffen. Denn dadurch werden alle Zellen der Tabelle miteinander verglichen und automatisch, abhängig von dem darin enthaltenen Wert und dem jeweils formulierten Auftrag, entsprechend „visuell“ formatiert. Diese visuelle Formatierung kann je nach Bedarf beispielsweise mit Farbverläufen, bestimmten Symbolen oder auch Balkendiagrammen erfolgen. Das Ganze funktioniert dabei über sogenannte „Regeln“, die sich komplizierter anhören, als sie sind. Diese Regeln reichen von einfachen Anweisungen („Excel, markiere die höchsten Werte grün und die niedrigsten rot“) bis zu komplex geschachtelten Formeln („Wenn X zutrifft, dann tue dies, aber wenn Y zutrifft, tue jenes…“). Daher ist die bedingte Formatierung extrem flexibel und kann für die verschiedensten Anwendungsfälle angepasst und eingesetzt werden. Das macht sie zu einer der am häufigsten verwendeten Funktionen in Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm. Hier einige im Arbeitsalltag besonders oft benötigte Praxisbeispiele:
- Mit der bedingten Formatierung können Zellen abhängig von der Höhe ihrer Werte mit entsprechend großen Balkendiagrammen, dazu passenden Symbolen…