Die „bedingte Formatierung“ in Outlook: Ähnliche E-Mails, Termine und Aufgaben automatisch farbig markieren lassen

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Originally published at: Outlook-Tipp „bedingte Formatierung“: Automatisch farbig markieren

Die „bedingte Formatierung“ in Outlook ist ein wahrer Effizienzturbo, der sich ganz einfach bedienen lässt und für eine deutlich bessere Übersicht, erheblich kürzere Suchzeiten und eine höhere Produktivität bei der Arbeit mit dem E-Mail-Client sorgt. Die Funktion lässt sich schnell und bequem einrichten und sowohl im Posteingang (E-Mails), im Kalender (Termine) als auch in der Aufgabenliste anwenden. Wie die bedingte Formatierung in Outlook genau funktioniert und welchen konkreten Nutzen Sie davon haben, erfahren Sie hier in der folgenden Büro-Kaizen-Anleitung – und sehen Sie auch in unserem kurzen Video-Tutorial am Ende dieses Blogbeitrags!

1. Allgemeiner Zweck & Nutzen: Was bewirkt die bedingte Formatierung in Outlook konkret?

Im Grunde ist die Funktion „bedingte Formatierung“ in Outlook nichts anderes, wie der größere, bessere und automatisierte Bruder der Funktion „Kategorien“. Mit der Kategorie-Funktion kann man Inhalte in Outlook verschiedenen Kategorien zuweisen. Dadurch erhalten die zugewiesenen Elemente dann jeweils die entsprechende, benutzerdefinierte Hintergrundfarbe der Kategorie. So kann jedes Element auf Anhieb und einen Blick zu einem bestimmten Themenkomplex zugeordnet werden (zum Beispiel die Farbe Blau für Projekte, Gelb für Kundenanfragen, Rot für Support und Braun für Witziges zwischendurch). Das schafft zweifellos mehr Überblick. Allerdings müssen diese Kategorien für jeden (neuen oder alten) Inhalt immer manuell extra dazu ausgewählt werden! Das schafft natürlich mehr Arbeit – und je voller das eigene Outlook schon ist, desto wahrscheinlicher wird man diese Arbeit nicht auf alle bereits existierenden Elemente anwenden.

  • Die einfache Lösung hierfür lautet nun „Automatisierung“! Und zwar mittels der Funktion „bedingte Formatierung“.
  • Dann müssen Sie nur einmal mit wenigen Mausklicks festlegen, was Sie konkret farblich wie markiert haben wollen, und Outlook erledigt automatisch die ganze Arbeit – und das sowohl rückwärts für alle bestehenden Elemente wie auch für alle künftigen, neu hinzukommenden Inhalte.

Kurzfassung: Sinn und Zweck der bedingten Formatierung in Outlook

  • Mit…

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leider ist dieses nicht auf die App im Handy übertragbar

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Hallo,

da haben Sie Recht. Leider sind manche Funktionen in der Outlook-App eingeschränkt oder gar nicht verfügbar…

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Kann man eigentlich eine in Bcc erhaltene Mail im Posteingang auch formatieren? Habe meiner Meinung nach alles richtig eingetragen, wird aber nicht wie von mir angegeben angezeigt… kann man das Bcc in O365 classic nicht erfolgreich abfragen?

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Wir haben es ausprobiert – es hat bei uns aber auch nicht funktioniert. Vielleicht hat es mit Datenschutz zu tun, dass man das Feld BBC nicht auslesen kann. Die BCC-Empfänger sollen ja eben „geheim“ bleiben. Wenn man eine Mail mit BCC-Empfängern öffnet, dann werden diese auch nicht angezeigt…

Viele Grüße aus dem Büro-Kaizen-Team

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Würde mich freuen, wenn ihr mal berücksichtigen würdet, dass nicht jedes Outlook diese Feature anbietet. Das betrifft einige Funktionen, die offenbar nur in der Business Variante verfügbar sind. Bin mir da aber nicht sicher.

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Danke für deine Rückmeldung. Das ist richtig. Wir haben als Zielgruppe die Unternehmen bzw. berufliche Anwender. Bei privaten Nutzern kann die eine oder andere Funktion je nach Lizenz nicht verfügbar sein.