Originally published at: PDF in Word einfügen: Anleitung für alle Möglichkeiten
Es gibt drei sinnvolle Möglichkeiten, wie man ein PDF in Word einfügen kann – ganz nach Bedarf und je nach Anwendungsfall. Entweder 1zu1 in ein Word-Dokument konvertiert, mit dem Original-Layout und bearbeitbarem Text, als unveränderliches Bild ohne Qualitätsverlust oder lediglich als kleines, eingebettetes Objekt mit der PDF-Datei als verlinkten Anhang. Welche Methode die richtige ist, hängt davon ab, ob Sie den Inhalt anschließend bearbeiten möchten, das Layout exakt erhalten bleiben oder ob das PDF lediglich beiliegend mitgeschickt werden soll. In dieser Büro-Kaizen® Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt alle Möglichkeiten – mit Problemlösung und Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags.
1. Die Empfohlene Software zum PDF-Einfügen in Word: Direkt in Microsoft Word!
Bereits seit 2013 lassen sich PDF‑Dateien direkt in Microsoft Word öffnen und in ein bearbeitbares Word‑Dokument umwandeln (ab Microsoft Word 2013). Dafür hat Microsoft eigens die PDF-Konvertierungsfunktion „PDF Reflow“ entwickelt und in sein Textverarbeitungsprogramm integriert. Das Einfügen von PDFs in ein Word-Dokument ist also mit Word-eigenen OnBoard-Mitteln möglich, es wird keine zusätzliche Software von Drittanbietern wie Adobe & Co benötigt.
- Diese PDF‑Reflow‑Funktion war in den ersten Jahren allerdings noch unausgereift und fehleranfällig, speziell bei komplexeren Layouts (vor allem Tabellen, Bildern, Grafiken, mehrspaltigen Layouts, Kopf‑ und Fußzeilen).
- Die Umwandlungsqualität hat sich dann mit den späteren Word-Versionen (ab Word 2016) sowie im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Microsoft 365 schrittweise deutlich verbessert.
- Mittlerweile ist die Reflow-Funktion zum Umwandeln und Einfügen von PDF-Dokumenten in Word ein praxistaugliches Alltagswerkzeug.
- Nice Fact: Das plattformunabhängige Dateiformat PDF wurde 1992 von Adobe entwickelt, um Konvertierungsprobleme beim Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Programmen unterschiedlicher Hersteller zu vermeiden, damit PDFs auf jedem Gerät immer originalgetreu gleich wiedergegeben werden, so wie es die urhebende Person vorgegeben hat.