Originally published at: Gesprächsprotokoll: kostenlose Vorlage & hilfreiche Tipps
Steht demnächst eine Besprechung oder ein Mitarbeitergespräch an? Damit wichtige Inhalte nicht vergessen gehen, ist ein Gesprächsprotokoll ein unverzichtbares Hilfsmittel. Es sorgt dafür, dass die wichtigsten Punkte festgehalten werden und auch Personen, die nicht teilnehmen konnten, jederzeit nachvollziehen können, was besprochen wurde. Mit der richtigen Vorlage wird das Erstellen eines Protokolls deutlich einfacher – und eine klare Struktur sorgt für optimale Übersichtlichkeit. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie ein Gesprächsprotokoll erstellen können, zeigen Ihnen, worauf es ankommt und stellen Ihnen eine kostenlose Vorlage zur Verfügung.
1. Was ist ein Gesprächsprotokoll?
Ein Gesprächsprotokoll dient dazu, die wichtigsten Inhalte und den Ablauf eines Gesprächs schriftlich festzuhalten. Häufig werden sogenannte Jetzt-Protokolle erstellt, die den Verlauf und die Inhalte eines Gesprächs in Echtzeit dokumentieren. Grundsätzlich werden drei Arten von Protokollen unterschieden:
| Das Wortprotokoll: | Beim Wortprotokoll wird jede geäußerte Aussage wortwörtlich in direkter Rede festgehalten. Diese Protokollform wird vor allem in Gerichtsverhandlungen verwendet, häufig in Stenografie. Im geschäftlichen Kontext ist das Wortprotokoll hingegen unüblich, da es sehr zeitaufwendig und detailliert ist. |
| Das Ergebnisprotokoll: | Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich auf die wesentlichen Ergebnisse und Entscheidungen eines Gesprächs. Es dokumentiert konkrete Arbeitsaufträge, Abgabefristen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Diese Protokollform ist stark ergebnisorientiert und dient als Gedächtnisstütze, Kontrollinstrument und Anleitung zur Umsetzung der besprochenen Punkte. |
| Das Gesprächsprotokoll: | Das Gesprächsprotokoll stellt einen Hybrid zwischen dem Wort- und Ergebnisprotokoll dar. Es ist weniger detailliert als das Wortprotokoll, umfasst jedoch mehr Inhalte als das Ergebnisprotokoll. Neben den Ergebnissen und Aufgaben wird auch der Verlauf des Gesprächs dokumentiert, sodass nachvollziehbar bleibt, wie es zu den jeweiligen Entscheidungen und Ergebnissen kam. |
Das Gesprächsprotokoll ist eine somit ideale Grundlage zur Nachbereitung und informiert Abwesende über die wichtigsten und relevanten Inhalte sowie Ergebnisse. Zudem unterstützt es bei der Organisation und Vorbereitung künftiger Meetings und dient als Vergleichsbasis für die Überprüfung ergebnisorientierter…