Originally published at: Besprechungsprotokoll: Aufbau, Anleitung, Tipps & Vorlage
Bei fast der Hälfte aller Meetings wird kein Besprechungsprotokoll geschrieben. Da ist es nur folgerichtig, dass im Schnitt über ein Drittel der in Besprechungen vereinbarten Aufgaben überhaupt nicht umgesetzt werden! Das ist einer der Hauptgründe, warum Meetings einer der kostenintensivsten Effizienzkiller in Unternehmen sind (siehe unsere Studienergebnisse unten). Warum gute Besprechungsprotokolle so immens wichtig sind, was da alles hineingehört und wie Sie diese möglichst schnell, einfach und professionell schreiben können, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung – inklusive einer Muster-Vorlage zum kostenlosen Herunterladen!
Warum sind Besprechungsprotokolle so wichtig? Erschreckende Ergebnisse unserer Effizienzstudie in deutschen Unternehmen
Als Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz führt Büro-Kaizen bereits seit 2013 zusammen mit der AKAD University of Applied Sciences (Stuttgart), eine umfangreiche Langzeitstudie zur Effizienz in deutschen Unternehmen durch. Die jüngsten Zahlen von 2022 verdeutlichen, dass die „Zeitverschwendung“ zu einem immer gravierenderen Problem wird. Das betrifft vor allem die drei Bereiche: E-Mail-Flut, analoge und digitale Suchzeiten sowie ineffiziente Meetings.
Mittlerweile verbringen Beschäftigte im Durchschnitt 26,3 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen (+39 % gegenüber 2013). Obwohl statistisch über ein Viertel der gesamten Arbeitszeit pro Mitarbeiter allein auf Besprechungen entfallen, unternehmen die meisten Firmen viel zu wenig, um diese Besprechungszeit auch wirklich produktiv zu nutzen.
Aber nur 55 % der Besprechungen werden protokolliert, 45 % halten ihre Ergebnisse nicht fest. Das hat zur Folge, dass jedes Mal aufs Neue unnötig viel Zeit verstreicht, weil alle Beteiligten versuchen, sich an das zu erinnern, was beim letzten Mal beschlossen wurde. Und das führt nicht nur häufig zu Missverständnissen und Konflikten. Das hat auch zur Folge, dass im Durchschnitt 37 % der beschlossenen Aufgaben überhaupt nicht umgesetzt werden!
In einer weiteren Newsletter-Umfrage gaben sogar nur 22 % unser Leser an, dass die vereinbarten Aufgaben und Verantwortlichkeiten in ihren Besprechungen immer eindeutig geklärt werden. So weiß…