Leitfaden für effizientere und produktivere Besprechungen: Schritte, Tipps & Tools

Büroorganisation
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Besprechungen können extrem produktiv und nützlich sein – oder eine reine Zeitverschwendung. Es kommt ganz drauf an, wie gut sie geplant, vorbereitet, moderiert und dokumentiert werden. Damit Sie nicht jedes Rad neu erfinden müssen, haben wir Ihnen diesen Besprechungs-Leitfaden zusammengestellt. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie und mit welchen Tools Sie Ihre Besprechungen optimal organisieren, durchführen und nachbereiten können!

Warum sind Besprechungen so wichtig? Und warum sind sie dann oft so unnütz?!

 

Chancen:

Berufliche Besprechungen sind für die Kommunikation, Koordination und den Informationsaustausch zwischen Vorgesetzten, Angestellten und den unterschiedlichen Abteilungen in einem Unternehmen unabdingbar. Allerdings ist der Grat zwischen zu viel Information und zu wenig Information ziemlich schmal. Der Gratmesser hierfür ist ganz allgemein die Güte der Ergebnisse im Verhältnis zum zeitlichen Aufwand.

  

Risiken:

In der Alltagspraxis sind Besprechungen jedoch eine der größten Schwachstellen für die Produktivität eines Teams und eines Unternehmens. Denn die Meetings sind oft zu langatmig, kosten zu viel Zeit und führen viel zu selten zu den gewünschten Ergebnissen. Die gemeinsame Langzeitstudie (2022) von Büro-Kaizen und der AKAD-Hochschule in Stuttgart hat das Ausmaß und die Zunahme der Zeitverschwendung sichtbar gemacht.

Zahlen & Fakten: Unsere Studienergebnisse zur Zeitverschwendung bei Besprechungen

  • Mittlerweile verbringen die Beschäftigten in Deutschland durchschnittlich 26,3 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen.

  • Dabei werden im Schnitt 13,4 % der Arbeitszeit durch ineffiziente Meetings verschwendet.

  • Das ist Platz 2 der größten Zeitfresser in Unternehmen, direkt nach der E-Mail-Verarbeitung mit 29,9 % der Arbeitszeit – davon 20,7 % verschwendet – und vor den allgemeinen Suchzeiten (analog und digital) mit 19,6 % der verfügbaren Arbeitszeit.

  • Zudem werden 37 % der beschlossenen Besprechungsergebnisse gar nicht umgesetzt.

  • Und nicht zuletzt arbeiten 20 % der Besprechungsteilnehmer parallel an völlig anderen Themen und nehmen daher nur physisch, aber nicht mental an der Sitzung teil.

 

Jürgen Kurz,…

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Manchmal bewirkt ein Tapetenwechsel auch Wunder! Wenn ein besonderes Meeting ansteht, lohnt es sich durchaus, es auf eine Location außerhalb der gewohnten Arbeitsräume zu organisieren. Die Aufmerksamkeit ist sichergestellt, weil man nicht die üblichen Aufgaben im Hintergrund hat, an denen man gerade noch saß. Außerdem erscheint die Besprechung dann schon vorab besonders wichtig zu sein.