Originally published at: Terminabstimmung: Outlook, Teams, Forms, Doodle etc.
Terminabsprachen können fürchterlich nerven. Nicht selten bedeuten Sie ewiges Hinterhertelefonieren, erhöhten E-Mail-Aufwand und nervtötendes Nachfragen. Zum Glück bietet das Kommunikationszeitalter einige Möglichkeiten, die die Terminfindung zum Kinderspiel machen. Die Terminplanung ist heutzutage kein Zauberwerk mehr. Lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag, wie die Terminabstimmung einfach funktioniert!
1. Studie: Unübersichtliche und aufwändige Terminabstimmung
Einer unserer Beratungskunden erlebte Folgendes: Intern hatte er einen Schulungstermin mit etwa 100 Mitarbeitern abzustimmen. Er schrieb sie per E-Mail an, nannte verschiedene Möglichkeiten und bat darum, sich einen Termin auszusuchen und ihn entsprechend zu informieren.
Das Ergebnis war ernüchternd. Nicht nur, dass auf die Mail nur etwa zehn Mitarbeiter antworteten, auch aus den zehn E-Mails den Favoriten herauszufinden, war mühsam, ganz zu schweigen von dem Aufwand, den es bedeutete, alle anderen nochmals zu erinnern. Solche Erinnerungs- und Nachfassmails machen täglich ca. 12 % der Arbeitszeit aus. Dies ergab unsere Studie zur Arbeitseffizienz, die wir mit der AKAD-Hochschule erhoben haben.
2. Terminabstimmung kostenlos mit Outlook
Wer sich relativ sicher ist, dass die Mehrheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu dem geplanten Termin verfügbar ist, der kann auch mit der praktischen Terminfunktion von Outlook Einladungen zur Terminabstimmung versenden. Denn Outlook bietet nicht nur die Möglichkeit, Termine in den Kalender einzutragen, sondern auch andere Personen für diese Termine einzuladen.
2.1 Terminabstimmung mit dem Terminplanungs-Assistent in Outlook
- Klicken Sie im Menü „Start” auf → Neue Elemente und wählen Sie nun → Termin aus.
- Füllen Sie die Termindaten aus. (Titel, Beginn, Ende)
- Zum Einladen von Personen klicken Sie im oberen Menü auf → Teilnehmer einladen. Tragen Sie bei → Erforderlich nun die richtigen Teilnehmer ein.
- Geben Sie bei → Ort noch den Besprechungsraum ein. Dieser erscheint dann automatisch auch im Bereich „Erforderlich”.
- Navigieren Sie im oberen Menü zu → Terminplanungs-Assistent. So sehen Sie, ob der eingetragene…