Originally published at: Nützliche Tipps zur Tages- und Wochenplanung in Outlook
Eine übersichtliche Tages- und Wochenplanung ist eine der wirksamsten Maßnahmen gegen Zeitmangel, Planungschaos und Stress. In diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag zeigen wir Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Termine und Aufgaben in Outlook optimal planen und koordinieren können und wie Ihnen die Planungsansicht dabei hilft, Termine mit Kollegen besser abstimmen zu können.
1. Was sind die Vorteile einer Tages- und Wochenplanung in Outlook?
Outlook verfügt über eine spezielle Planungsansicht: die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht. Damit können Sie sich alle vereinbarten Kalendereinträge und die zu erledigenden Aufgaben gleichzeitig anzeigen lassen. So haben Sie alle Ihre zeitlichen Verpflichtungen für eine Woche auf einen Blick. Diese Ansicht erhöht sowohl die Übersicht als auch den Bedienkomfort erheblich.
Die Vorteile im Überblick:
- Sie sehen auf einen Blick Ihre Aufgaben und Termine und können diese auch direkt koordinieren und zuweisen.
- Termine und Aufgaben lassen sich mit der kombinierten Ansicht per Mausklick hin- und herschieben und umplanen.
- Das Fälligkeitsdatum wird bei verschobenen Elementen automatisch von Outlook geändert.
- Sie können auch mehrere Kalender einblenden und haben so den Überblick über Gruppenkalender oder die Kalender Ihrer Kollegen.
2. Unterscheiden Sie bei der Wochenplanung zwischen Terminen, Aufgaben und Ideen
Für eine effektive Wochenplanung ist es wichtig, zwischen Terminen, Aufgaben und Ideen klar zu trennen. Das verhindert Chaos und Sie erkennen sofort, was zeitkritisch ist und was Sie flexibel erledigen können.
Termine
Termine haben feste Zeitfenster, das heißt, sie sind an eine konkrete Uhrzeit gebunden. Sie werden daher immer in den Outlook-Kalender eingetragen.
- Beispiel: Besprechung am Dienstag von 10–12 Uhr.
Aufgaben
Die Verwaltung, Planung und Bearbeitung der Aufgaben findet grundsätzlich in der Aufgabenliste statt. So behalten Sie den Überblick darüber, was erledigt werden muss, ohne den Kalender zu überladen. Aufgaben besitzen kein konkretes Zeitfenster, sondern lediglich ein Fälligkeitsdatum, bis wann sie erledigt werden müssen.
- Beispiel: Projektbericht XY am Freitag, dem 29.08.20XX schreiben.…