Originally published at: Die neue Outlook Terminplanungsumfrage: Anleitung & Tipps
In Microsoft Outlook gibt es seit Kurzem eine extrem praktische Funktion namens Terminplanungsumfrage. Das neue Terminabfrage-Tool geht dabei deutlich über den bisherigen Terminplanungs-Assistenten in Outlook hinaus und ist damit eine echte Alternative zu externen Tools wie Doodle & Co. Denn damit können Sie extrem schnell und einfach den für alle Teilnehmer am besten geeigneten Termin herausfinden, auch mit externen Personen außerhalb Ihres eigenen Unternehmens – die dafür zudem auch kein eigenes Microsoft-Konto besitzen müssen (z.B. Kunden). Wie die neue Terminplanungsumfrage in Outlook konkret funktioniert und was für Vorteile Ihnen das bringt, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!
1. Update: Die neue Terminplanungsumfrage in Outlook ersetzt das Add-In „FindTime“
Wie im Juli 2022 von Microsoft angekündigt, wurde das sehr praktische und äußerst beliebte Outlook Add-In „FindTime“ zum Stichtag 11. Dezember 2023 vollständig durch die neue Outlook-Funktion „Terminplanungsumfrage“ ersetzt (englisch: Scheduling poll). Das neue Terminabfrage-Tool bietet dieselben Funktionen wie das ältere Add-In, ist aber nun „nativ“ (komplett) in die Outlook-App integriert. Das heißt, es muss kein zusätzliches Add-In mehr heruntergeladen und extra installiert werden. Die neue Terminfindungsfunktion ist allerdings leider nicht für alle Outlook-Nutzer verfügbar.
- Die Terminplanungsumfrage ist derzeit nur in der Outlook-Web-App (Outlook im Web), Outlook für Mac sowie Outlook für Microsoft 365 (mit einem Business- oder Enterprise-Account) verfügbar.
- Die Terminabfrage-Funktion wurde speziell für Geschäftskunden konzipiert. Sie funktioniert also nur mit Arbeits- und Schulkonten, nicht jedoch mit einem privaten oder persönlichen Microsoft-Konto (z.B. Microsoft 365 Family oder Single).
- Die organisierende Person benötigt zudem auch ein Postfach in dem Cloud-basierten Microsoft-Dienst Exchange Online, damit die neue Terminplanungsfunktion funktioniert. Falls das Outlook-Postfach hingegen traditionell auf einem lokalen, unternehmenseigenen Exchange-Server gespeichert wird, kann das Feature nicht genutzt werden.
- All diese Einschränkungen betreffen allerdings ausschließlich nur die organisierenden Personen solch einer Terminfindungsumfrage. Empfänger der Terminabfrage unterliegen diesen Einschränkungen nicht. Diese…