Originally published at: Ergebnisprotokoll: Effizientere Meetings (inkl. Vorlage)
Das haben wir doch im vorletzten Meeting besprochen! Schade nur, wenn sich die Hälfte der Teilnehmer gar nicht mehr an die Beschlüsse erinnert oder fehlerhaft umsetzt. Noch schlimmer sind ausufernde Protokolle bei großen Gesprächsrunden, die sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren, sondern mit ihren schwafeligen Informationen erschlagen. Sie entwickeln viel mehr Effizienz bei Ihren Besprechungen, wenn Sie alle wichtigen Entscheidungen schriftlich in einem Ergebnisprotokoll festhalten.
1. Einführung: Ineffiziente Besprechungen ohne Ergebnisprotokoll
Hand aufs Herz, wissen Sie noch, was in der letzten Teambesprechung festgelegt wurde? Inzwischen ist es geläufig, die Ergebnisse zu protokollieren. Ob die Liste vollständig, fehlerhaft oder viel zu ausschweifend ausfällt, hängt jedoch in diesem Fall von dem Naturell des Protokollführers ab. Die Ergebnisse unserer Arbeitseffizienz-Studie, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule durchgeführt haben, entlarvt jedoch die Ineffizienz von Besprechungen: Erschreckende 37 % der To Dos aus Sitzungen werden nicht umgesetzt! Kein Wunder, denn ca. 45 % der Besprechungen werden nicht einmal protokolliert. Das wiederum wirkt sich auf die einzelnen Projekte aus, von denen bis zu 40 % inhaltlich, terminlich und kostenmäßig nicht nach Plan verlaufen. Was für eine Zeit- und Ressourcenverschwendung! Dabei ist die Lösung genauso einfach wie zeitsparend: Ein Ergebnisprotokoll ist kurz, prägnant und auf das Wesentliche konzentriert. Falls Sie weitere Effizienzpotenziale in Ihrer Firma aufdecken und nutzen möchten, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.
Ohne ein Ergebnisprotokoll werden ca. 37 % der To Dos aus Meetings nicht umgesetzt.
2. Definition: Was ist ein Ergebnisprotokoll?
Das Ergebnisprotokoll oder auch Beschlussprotokoll ist eine häufig verwendete Protokollart. Das Ergebnisprotokoll fasst alle wichtigen Beschlüsse eines Meetings, Termins, Sitzung und Ähnlichem zusammen. Hierbei ist es wichtig, dass das Protokoll kurz und knapp gehalten, sowie auf eine klare Übersichtlichkeit geachtet wird. Die Zeitform des Protokolls ist dabei zweitrangig.
Das Protokoll ist eine Mischung einer Zusammenfassung des…