Originally published at: Zuständigkeiten: Mehr Effizienz durch klare Aufgabenverteilung
Wenn die Zuständigkeiten nicht klar und transparent geregelt sind, dann müssen die Mitarbeiter immer wieder aufs Neue von A nach B und C rennen, um verzweifelt nach einer verantwortlichen Person zu suchen. Und wenn dann noch eine der zuständigen Personen krank ist, während die andere im Urlaub und die dritte nicht auffindbar ist, dann ist das Chaos perfekt.
Definition: Was bedeutet „Zuständigkeit“?
Je nach dem Kontext gibt es leicht unterschiedliche Definitionen des Begriffs „Zuständigkeit“.
- Im juristischen Sinn (z. B. im Zivilrecht, Verwaltungsrecht, Arbeitsrecht und Steuerrecht) gibt es die sachliche und die örtliche Zuständigkeit, also welches Gericht für den konkreten Einzelfall zuständig ist.
- Im Verwaltungsrecht geht es zudem um die Grenzen der Dienstbereiche. Also zum Beispiel die jeweiligen Zuständigkeiten der EU vs. denen der Mitgliedsstaaten, des Bundes vs. der Länder, der Bundespolizei vs. Polizei oder der jeweiligen Finanzämter.
- Im organisatorischen Kontext, zum Beispiel in einem Unternehmen, geht es um die Kompetenz einer Person oder einer Unternehmenseinheit. Die Zuständigkeit regelt dann, wem ein bestimmter Zuständigkeitsbereich zugeteilt wurde.
Praxisbeispiele: In einer Behörde kann eine Person zum Beispiel für alle Personen mit Nachnamen von A-E zuständig sein. Eine Zuständigkeit kann aber auch scheinbar banale Dinge wie das Sauberhalten der Kaffeeküche regeln. Gängige Synonyme sind Befugnis, Kompetenz, Obliegenschaft, Federführung, Aufsicht, Aufgabenbereich, Ressort, Geschäftsbereich, Verpflichtung und Verantwortungsbereich.
| Was ist ein Zuständigkeitsbereich? | Worin liegt der Unterschied zwischen „verantwortlich“ vs. „zuständig“? |
| Der Zuständigkeitsbereich markiert den Bereich, für den die jeweilige Zuständigkeit gilt. Ein Zuständigkeitsbereich kann demnach entweder ein räumlich oder ein thematisch festgelegtes Gebiet sein, das einer bestimmten Person oder Personengruppe zugewiesen wurde. | Mehrere Leute können für eine Aufgabe zuständig sein (responsible), aber nur eine Person ist dafür verantwortlich (accountable). Wer zuständig ist, leistet also die Arbeit und bucht die Arbeitszeit für die Erledigung der Aufgabe – und wer verantwortlich ist, hält den… |