Originally published at: Vertrauliche Dokumente entsorgen (+ Aufbewahrungsfristen)
Auch wenn wir Deutschen Fans vom Ausmisten sind und Sie gerade dabei sind, mal wieder richtig Ordnung in Ihrer Dateiablage zu schaffen, gilt besondere Vorsicht. Denn nicht jedes Dokument darf sofort entsorgt werden und auch nicht einfach im Papiermüll verschwinden. In diesem Beitrag erfahren Sie alles erfahren Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und wie Sie die Dokumente nach Ablauf vernichten und entsorgen können.
1. Was sind sensible und vertrauenswürdige Daten?
Bei sensible oder auch vertrauenswürdige Daten handelt es sich um schützenswerte Informationen, wie zum Beispiel personenbezogene Daten. Diese dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung für Dritte ersichtlich sein. Folgende Daten gelten als sensibel und müssen deshalb mit besonderer Vorsicht entsorgt werden:
- Personenbezogenen Daten, die eindeutig einer Person zugeordnet werden können. Dazu gehören z. B. allgemeine Personendaten wie Privatanschrift, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Des weiteren aber auch Bankdaten und Online-Daten, sowie Gesundheitsinformationen, Besitzmerkmale…
- Kundeninformationen
- Mitarbeiterdaten
- Biometrische Daten
- Politische Meinungen
- Religiöse und philosophische Überzeugungen
- Gewerkschaftszugehörigkeit
- …
2. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden, bevor sie entsorgt werden können?
Eine Aufbewahrungsfrist gilt generell für alle, die auch buchführungspflichtig sind, z. B. Handelsgesellschaften. Die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten sind dabei vom Gesetzgeber geregelt. Sie müssen sich allerdings nicht für jede Art von Dokumenten eine spezielle Frist merken. Es gibt drei Arten von Aufbewahrungsfristen, die Sie sich merken können:
2 Jahre
- Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Arbeitnehmern mit Mindestlohn (für geringfügig Beschäftigte)
6 Jahre
- Unterlagen zum Bestell- und Auftragswesen
- Lohnbelege
- Personalakten
- Baupläne
- Abgelaufene Mietverträge
- Briefe
- Kalkulationsunterlagen
- Schriftwechsel
- Bankbürgschaften
- Fahrtberichte
10 Jahre
- Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
- Bankunterlagen und Kontoauszüge
- Steuererklärungen
- Fahrtenbücher
- Rechnungen und Lieferscheine
- Abrechnungen von Reisekosten
- Gehaltslisten
- Listen mit Überstunden
- Inventare
In diesem kostenlosen Download finden Sie eine Übersicht aller Aufbewahrungsfristen.
Vermerken Sie das Ende der Aufbewahrungsfrist auf jeder Akte. Das Erleichtert das spätere Entsorgen der Dokumente.
3. Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen
Auch als…