Originally published at: Memo schreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Ein überzeugendes Memo schreiben bedeutet, auf den Punkt zu kommen. Denn im Arbeitsalltag fehlt oft die Zeit und Geduld für lange Texte. Kolleginnen und Kollegen erwarten klare, knappe und relevante Informationen. Glücklicherweise braucht es nur fünf einfache Schritte, um ein Memo zu schreiben, das wirklich ankommt.
1. Verwenden Sie ein Memo nur bei wirklich relevanten Anlässen
Sie sollten nur dann ein Memo schreiben, wenn Sie etwas mitteilen möchten, das für den Arbeitsalltag wirklich wichtig ist. Der Begriff „Memorandum“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet, sich an etwas zu erinnern. Genau das ist die Aufgabe eines Memos: Es soll eine zentrale, oft arbeitsrelevante Information klar und verständlich vermitteln.
Typische Anlässe sind beispielsweise Prozessänderungen, neue Projekte, wichtige Entscheidungen oder organisatorische Neuerungen. Wenn Sie ein Memo nur bei solchen Anlässen einsetzen, signalisieren Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen: Diese Nachricht ist relevant – es lohnt sich, sie zu lesen. So bleibt die Wirkung des Memos erhalten und es geht nicht in der alltäglichen Informationsflut unter.
2. Memo-Vorlage: Ihr Werkzeug für klare Kommunikation
Wenn Sie ein Memo verfassen, lohnt es sich, ein einheitliches Format zu verwenden. Das spart nicht nur bei der Erstellung Zeit, sondern hilft auch den Empfängerinnen und Empfängern, die Inhalte schneller zu erfassen. Ein klar strukturiertes Memo sorgt dafür, dass niemand lange suchen muss, da die wichtigsten Informationen direkt ins Auge springen.
Erstellen Sie sich am besten eine eigene Memo-Vorlage. So könnte der Aufbau aussehen:
- Überschrift: Memo – schlicht und eindeutig.
- Empfänger: Wer soll das Memo lesen? Nennen Sie die Zielperson oder die Abteilung
- Absender: Geben Sie Ihren vollständigen Namen an
- Datum: Dies hilft bei der zeitlichen Einordnung – bitte nicht vergessen
- Betreff: Formulieren Sie einen klaren, präzisen Satz, der den Inhalt des Memos treffend zusammenfasst.
Einheitliche Memos fördern die Orientierung, schaffen Professionalität und vermeiden Missverständnisse.
Wenn Sie…