Originally published at: Wiedervorlage organisieren (digitale und Papierdokumente)
Täglich trudeln neue Aufgaben, Termine, Anfragen & Co ein. Im E-Mail-Posteingang, per Post oder Telefon – und diese Flut will gebändigt werden. Täglich. Aber wie? Das Geheimnis liegt in den kleinen Häppchen, die wir uns selbst sukzessive vorsetzen. So kommt man ans Ziel und merkt es gar nicht. Stressig wird es, wenn wir uns beeilen alles zu erledigen. Denn dann erreichen wir unser Ziel nur sehr langsam – oder gefühlt mal gar nicht.
Ein Hilfsmittel im Büroalltag, das Ihnen diese Struktur hilft einzuhalten, ist die Wiedervorlage. Und zwar sowohl für die digitale Bearbeitung von E-Mails, Aufgaben sowie Termine als auch in Papierform wie Rechnungen, Briefe, Aufträge etc.
1. Bedeutung: Was ist eine Wiedervorlage?
Etwas auf „Wiedervorlage legen” bedeutet ganz einfach ein Dokument, eine Aufgabe oder eine Information in einem entsprechenden Ablagesystem abzulegen und eine Erinnerung zu erstellen, wann das Dokument etc. nochmals überprüft oder bearbeitet werden soll. Die Erinnerung hilft Ihnen dabei nichts zu vergessen und alles im Blick zu behalten.
Praxisbeispiel
Sie erhalten einen Vertrag von einem Kunden, den Ihr Vorgesetzter unterschreiben muss. Ihr Vorgesetzter ist jedoch noch zwei Wochen auf Dienstreise. Damit Sie nichts vergessen oder sich große Stapel auf Ihrem Schreibtisch bilden, erstellen Sie sich eine Erinnerung an den Vertrag in zwei Wochen. Den besagten Vertrag legen Sie in einen Ordner oder Hängeregister ab und vermerken das in Ihrer Erinnerung. In zwei Wochen ploppt dann die Erinnerung auf und Sie können den Vertrag unterschreiben lassen und anschließend zurücksenden.
2. Welche Möglichkeiten der Wiedervorlage gibt es?
Unabhängig davon, welches System Sie benutzen, gibt es bei der Wiedervorlage zwei Möglichkeiten. Sie können diese beiden Möglichkeiten jedoch auch kombinieren.
Möglichkeit 1: Alle Dokumente in der Wiedervorlage
Sie legen alle nötigen Dokumente in der Mappe/Ordner oder Hängeregister in der Wiedervorlage ab. Der Vorteil ist, dass Sie…