Originally published at: Outlook Verteiler anlegen: Kontaktgruppen & Kontaktlisten erstellen
Wer regelmäßig E-Mails an immer wieder denselben Empfängerkreis versendet, sollte sich dafür einen E-Mail-Verteiler in Outlook anlegen – je nach Outlook-Version als Kontaktgruppe oder Kontaktliste bezeichnet. Denn so senden Sie Nachrichten oder Besprechungsanfragen mit nur wenigen Klicks automatisch an alle Mitglieder der Verteilerliste, ohne dafür jede E-Mail-Adresse einzeln eintragen zu müssen. Das ist ideal für Projektteams, Abteilungen, Vereine, ausgewählte Kundengruppen, Kursteilnehmer, Freundeskreise oder Veranstaltungen. In dieser Büro-Kaizen® Anleitung erfahren Sie unter anderem, was der Unterschied zwischen einer Outlook Gruppe, Kontaktgruppe und Kontaktliste ist, wie Sie einen E-Mail-Verteiler in Outlook erstellen, nutzen und mit anderen teilen und wie Sie eine Gruppenmail damit versenden (auch datenschutzkonform in „BCC“) – inklusive dazugehörigem Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags!
1. Einen E-Mail-Verteiler in Outlook anlegen: Als Kontaktgruppe, Outlook Gruppe oder Kontaktliste?
Das Anlegen eines Emailverteilers in Outlook ist eine sehr effiziente Methode, viele Empfänger mit nur einer einzigen E-Mail gleichzeitig zu erreichen. Statt bei jeder Nachricht immer wieder erneut die passenden E-Mail-Adressen zusammensuchen zu müssen, wird der Empfängerkreis nur einmal als Kontaktgruppe beziehungsweise Kontaktliste abgespeichert. Anschließend muss man nur noch diesen Outlook-Verteiler auswählen, um eine E-Mail oder Besprechungsanfrage an alle hinzugefügten Mitglieder dieser Verteilergruppe auf einmal zu versenden. Das spart im Arbeitsalltag wie auch im Privatleben viel Zeit und unnötige Fleißarbeit ein.
- Diese Mailverteiler-Funktion lässt sich allerdings nicht immer sofort finden, da sie in vielen Outlook-Versionen einen anderen Namen trägt, obwohl immer dasselbe Feature darin steckt.
- Im alten Outlook heißt der Verteiler „Verteilerliste“, im klassischen Outlook „Kontaktgruppe“ und im Neuen Outlook sowie in Outlook im Web „Kontaktliste“.
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Outlook 2007 und älter: |
Verteilerliste |
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Outlook 2010 und neuer und klassische Outlook-App (Microsoft 365): |
Kontaktgruppe |
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Neues Outlook (new) und Outlook im Web: |
Kontaktliste |
Unterschied zwischen einer „Kontaktgruppe“ in Outlook vs. „Outlook Gruppe“
- Eine „Kontaktgruppe“ in Outlook ist ein klassischer E-Mail-Verteiler. Dabei werden…