Originally published at: Serienmail Outlook erstellen: Einfache Anleitung & Tipps
Mit Serienmails in Outlook können Sie eine E-Mail innerhalb weniger Minuten an eine Vielzahl von Kontakten schicken, ohne jeden einzelnen Adressaten anschreiben zu müssen. Wie Sie diese Funktion in Outlook und in Kombination mit Word verwenden, welche Vor- und Nachteile Serienmails haben und was Sie sonst noch beachten müssen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
1. So erstellen Sie Serienmails in Outlook
Vorab: Um sicherzustellen, dass Outlook bei der Serienmail stets die richtige Anrede verwendet, müssen Sie vor der Erstellung der Serienmail in Ihren Kontakten prüfen, ob die Anrede „Herr/Frau“ bei den gewünschten Kontakten vorhanden ist.
Die Anrede Ihrer Outlook-Kontakte muss bei Serienmails vorhanden sein, damit diese korrekt adressiert werden können.
1.1 Die richtigen Kontakte auswählen
Um eine Serienmail in Outlook zu erstellen, klicken Sie zunächst in der rechten Spalte auf das Personensymbol, um Ihre gespeicherten Kontakte zu öffnen.
- Wählen Sie dann im Reiter Start die Option „Serien-E-Mails“. Es öffnet sich das Fenster „Kontakte zusammenführen“.
- Achten Sie darauf, dass „Neues Dokument“ aktiviert ist. Wählen Sie als Dokumententyp „Serienbriefe“, und bei der Art der Zusammenführung „E-Mail“. Rechts daneben geben Sie einen Betreff ein – dieser erscheint später als Betreff Ihrer Serienmail.
- Nun ist es wichtig, dass Sie gezielt nur die Kontakte auswählen, die Sie tatsächlich anschreiben möchten
- Mit einem Klick auf OK öffnet sich Microsoft Word. Dort verfassen Sie den eigentlichen Text Ihrer Nachricht.
1.2 Personalisierung der Adressaten: Grußformeln erstellen
Damit Ihre Kontakte persönlich angesprochen werden, können Sie in Word eine individuelle Grußformel für jeden Empfänger einfügen. Gehen Sie dazu in der Registerkarte Sendungen auf „Regeln“ und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Wenn… Dann… Sonst…“.
Füllen Sie die Felder wie folgt aus:
- Feldname: Anrede
- Vergleich: Gleich
- Vergleichen mit: Frau
Achten Sie…