Originally published at: SharePoint-Benachrichtigungen für Änderungen einrichten
„Kuck mal, da hat sich was geändert.“ Vier Augen sehen mehr als zwei – vor allem, wenn SharePoint sein allsehendes Auge auf sämtliche Aktualisierungen wirft und Sie bei Änderungen automatisch darüber benachrichtigt. So bleiben Sie stets informiert, in welchen Bereichen sich aktuell was getan hat. Das kann zum Beispiel im Vertrieb Sinn machen, wenn Sie bspw. einmal in der Woche schauen möchten, welche Angebote verschickt wurden. Wie Sie die automatische SharePoint-Benachrichtigung bei Änderungen in Bibliotheken, Listen und Ordnern einstellen und anpassen können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.
1. Einführung zum Thema Benachrichtigungen in SharePoint
Der berühmte Militärstratege Carl von Clausewitz (1780-1831) hat das Wort „Friktionen“ geprägt, um den zahllosen unvorhersehbaren Schwierigkeiten und unkalkulierbaren Einflüssen zu Zeiten der Napoleonischen Kriege einen Namen zu geben. Denn damals dauerte die Nachrichtenübertragung von und zu den weitgezogenen Fronten und Nachschubwegen so lange, dass die Feldherren immer nur ein nebulöses Bild aller Vorgänge hatten, das jedoch niemals der tatsächlichen aktuellen Lage entsprach.
- Das Problem: Die Summe aller unkalkulierbaren Ereignisse, die Friktionen, machen selbst die detailliertesten Vorausplanungen (eines Feldzugs oder auch Projekts) schon nach wenigen Tagen gegenstandslos.
- Die Lösung: Bleiben Sie also stets über alle aktuellen Vorgänge und Änderungen informiert! So können Sie im Unternehmensalltag verhindern, dass Ihre Mitarbeiter in falsche Richtungen laufen – so dass der Wagen in der Spur bleibt, um im Takt der Milestones die vorgesehene Wegstrecke zu schaffen.
2. Die Benachrichtigungsoptionen für Änderungen in SharePoint richtig einstellen (für einzelne Dateien oder ganze Bibliotheken)
Bei der Benachrichtigungsfunktion über Änderungen in SharePoint können Sie variabel festlegen, ob dies nur für einzelne Dateien und Listenelemente, ganze Ordner oder gesamte Listen und Bibliotheken gelten soll. So fokussieren Sie „das Auge Saurons“ also genau auf den Bereich, den Sie im Blick behalten möchten. Eine Datei oder einen Ordner können Sie schnell…