Originally published at: Dateien in SharePoint auschecken und einchecken
Das Auschecken und Einchecken von Dateien in SharePoint ist mit einem exklusiven Kurzurlaub für diese Dokumente zu vergleichen. Denn eine ausgecheckte Datei lässt sich nur noch von dem jeweiligen SharePoint-Nutzer bearbeiten – bis zum erneuten Wiedereinchecken. Alle anderen Nutzer können die Datei in der Zwischenzeit nur im schreibgeschützten Modus öffnen und keinerlei Änderungen vornehmen. Wozu das gut ist, und wie das funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.
1. Einführung: Durch das Auschecken in SharePoint Bearbeitungskonflikte an Dateien vermeiden
Ein häufiges Problem bei der Zusammenarbeit an denselben Dateien in Unternehmen sind Versions- und Bearbeitungskonflikte. Mit dem Auschecken und Einchecken einer Datei in einer SharePoint-Bibliothek können Sie dieses Problem vermeiden. Denn in der Zwischenzeit haben einzig und allein Sie die Bearbeitungsrechte – für alle anderen Nutzer ist die Bearbeitung dieser Datei gesperrt (nur Leseberechtigung). Sie dürfen dann zum Schluss nur noch das erneute Wiedereinchecken nicht vergessen!
2. Eine Datei in SharePoint für die exklusive Bearbeitung auschecken
- Öffnen Sie die betreffende SharePoint-Bibliothek, zeigen Sie mit der Maus auf die gewünschte Datei und markieren Sie diese mit einem Klick auf das Häkchen in der Kontrollbox.
- Klicken Sie dann in der Symbolleiste darüber auf die drei Punkte → Weitere Optionen und im Kontextmenü dann auf den Befehl → Auschecken. Alternativ können Sie die Datei auch mit der rechten Maustaste anklicken und dann → Mehr/Weitere und → Auschecken wählen.
- Sobald eine Datei ausgecheckt ist, wird das in SharePoint durch einen überlagerten Pfeil über dem Dateisymbol angezeigt. Wenn man nun mit der Maus auf dieses Symbol zeigt, wird der Namen der Person eingeblendet, die das Dokument ausgecheckt hat. So kann man sich in dringenden Fällen direkt an die betreffende Person wenden und um das Wiedereinchecken bitten. (Tipp: Die bearbeitende Person können Sie sich auch in einer eigenen Spalte der…