Originally published at: Externe Gast-Benutzer in Microsoft Planner hinzufügen
Der Microsoft Planner ist das ideale Tool zum Planen und Organisieren von Projekten und arbeitsteiligen Aufgaben. Darum liegt es nahe, das Projektmanagement-Tool auch für die Planung und das Management von Projekten mit Kunden, Beratern oder externen Partnern außerhalb der eigenen Organisation (des Microsoft 365 Tenants eines Unternehmens) zu nutzen. Wie Sie in Microsoft Planner externe Benutzer mit einem eingeschränktem Gastzugriff zu einem Projekt-Plan einladen und hinzufügen, erfahren Sie hier in dieser Anleitung.
1. Seit wann gibt es die Gast-Funktion?
Externe Nutzer zu einem Planner-Projektplan hinzuzufügen ist eine gute Idee, denn schließlich bietet das Tool alle Möglichkeiten, die man für eine Projektbearbeitung in dezentral verteilten Teams benötigt. So lässt sich die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern oder Beratern in einem Projekt deutlich zeiteffizienter und produktiver gestalten. Allerdings hat es seit dem Release des Microsoft Planners im Juni 2016 noch fast zwei Jahre gedauert, bis die Entwickler des Redmonder IT-Giganten die Funktion auch tatsächlich umgesetzt haben. Das Rollout für die Gastbenutzerfunktion im Microsoft Planner hat erst im April 2018 stattgefunden (Office 365-Roadmap-ID 14702).
2. Die Basis für externe Benutzer im Planner: Der Gastzugriff in Microsoft 365 Groups
Microsoft 365 bietet Unternehmen eine umfassende Suite von cloudbasierten Programmen und Tools für eine produktivere Zusammenarbeit. Die zentrale Drehscheibe für diese Tools ist die Microsoft 365 Groups-Funktion. Hierüber wurde auch das Hinzufügen von externen Benutzern im Planner ermöglicht. Der Gastzugriff für Microsoft 365 Groups (vormals Office 365 Groups) erlaubt es, externe Benutzer als Gast zu einer Gruppe hinzuzufügen, wodurch sie Zugriff auf den zugehörigen Planner-Plan erhalten.
3. Wie man externe Gast-Benutzer zum Microsoft Planner hinzufügt
Das Einladen von externen Nutzern zu einem Planner-Plan ist inzwischen einfacher geworden. Es erfolgt über Microsoft 365 Groups, und der Gastzugriff muss dafür aktiviert sein. Das wird schnell übersehen und ist eine der häufigsten Fehlerursachen.