Originally published at: Freigegebene (geteilte) Kanäle in Teams: Anleitung + Video
Mit dem Kanaltyp „freigegebenen Kanäle“ (geteilte Kanäle, Shared Channels) bietet Microsoft Teams eine wesentlich einfachere und flexiblere Möglichkeit, punktuell mit Personen außerhalb des eigenen Teams und auch Unternehmens zusammenarbeiten zu können. Diese Personen werden dann nur zu diesem einen Kanal hinzugefügt, ohne gleich der gesamten Team-Gruppe mit allen Kanälen beizutreten. Das Feature bietet viele Vorteile und macht Vieles einfacher und sicherer. Wie die freigegebenen/geteilten Kanäle in Microsoft Teams („Microsoft Teams Connect Shared Channels“) funktionieren, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Artikel oder sehen Sie im dazugehörigen Video-Tutorial am Ende des Beitrags.
1. Was war das bisherige Problem bei der Zusammenarbeit mit Externen & Gästen in Teams?
Die Teams-App ist bekanntlich Microsofts veröffentlichter Nachfolger von Skype for Business. Dabei wurde Teams nicht nur als Kommunikations-Tool entworfen, sondern zugleich auch als die Collaboration-Plattform in Microsoft 365 für die digitale Zusammenarbeit in Organisationen. Aus Gründen der Datensicherheit, des Datenschutzes und der Berechtigungsverwaltung funktioniert Teams dabei besonders gut für die Nutzer innerhalb eines Tenants, also eines gemeinsamen Microsoft-365-Hauptkontos (z. B. für alle Angestellten eines Microsoft 365 Business-Abonnements eines Unternehmenskunden).
- Mitglieder von außerhalb dieses gemeinsamen Tenants konnten bislang nur über den Gastzugriff zu einem Teams hinzugefügt werden.
- Diese erhielten dann zugleich auch Zugriff auf alle anderen Standard-Kanäle dieses Teams. Da dies häufig zu Schwierigkeiten mit sensiblen Daten führt, musste in der Alltagspraxis bislang oft ein neues Team gegründet werden, was zu einem wahren Wildwuchs führen kann.
- Und wenn man selbst in mehreren solcher Microsoft-Teams-Tenants (also Unternehmen-Konten) eingebunden war, musste man immer zuerst zwischen diesen Mandanten wechseln, um einen Überblick über die verschiedenen eigenen Team-Inhalte zu erhalten. Das war umständlich, zeitraubend und nervig.
- Diese Zusammenarbeit über die eigenen Organisationsgrenzen hinweg wird durch die geteilten/freigegebenen Kanäle (Microsoft Teams Connect Shared Channels) erheblich einfacher, angenehmer und effizienter.
