Originally published at: Microsoft Access: Funktionen, Beispiele & Anleitung
Microsoft Access ist in fast jedem Office-Paket enthalten. Doch was genau ist Access und was kann das Datenbanksystem in der Praxis alles? Die Grundlagen, Beispiele für den Einsatz im Unternehmen und die Grenzen von Access erklären wir in diesem Büro Kaizen Blogartikel für Einsteiger.
1. Was ist Microsoft Access?
Microsoft (MS) Access kombiniert ein relationales Datenbankmanagementsystem (DBMS), auf mathematischen Beziehungen basierend, mit einer einfachen Entwicklungsumgebung. Zahlreiche Vorlagen und ein Entwurfstool erleichtern dabei die Erstellung eigener Datenbankanwendungen auch für ungeübte Einsteiger. Der Zweck des Tools ist, dass Unternehmen damit relativ einfach und schnell eigene, maßgeschneiderte Datenbanken für Geschäftsanwendungen erstellen können. So können auch die vielfältigsten Prozesse automatisiert werden, die sonst manuell erledigt werden müssten (z. B. im Warenwirtschaftssystem). Dafür lassen sich über Konnektoren auch weitere Branchenanwendungen von Drittanwendern integrieren.
1.1 Exkurs: Was ist eine Datenbank und was ist ein Datenbankmanagementsystem?
- Datenbank: Datenbanken sind die Grundlage der elektronischen Dokumentenverwaltung. Sie bestehen aus einem Container mit oft mehreren Tabellen. Ihre Aufgabe ist es, große Mengen von Datensätzen und Informationen aus unterschiedlichsten Teilmengen zu sammeln, zu speichern, aufzubereiten, zu filtern und bedarfsgerecht darzustellen. Dies können Informationen und Daten zu Personen, einzelnen Produkten oder Prozessen sein, z.B. für die automatisierte Adressverwaltung des Kundenstamms oder im Auftrags- und Bestellwesen.
- Datenbankmanagementsystem: Dies ist die Anwendungs- und Verwaltungssoftware, die für die Organisation und Verwaltung in der Datenbank zuständig ist. Sie kontrolliert auch die Zugriffe und Abfragen der Benutzer.
2. Was sind die Vorteile von Microsoft Access?
Die folgenden Vorteile bietet Microsoft Access im Vergleich zu anderen Datenbankmanagementsystemen:
- Die Grundfunktionen in Microsoft Access sind selbsterklärend und einfach anzuwenden, da sie – wie einige weitere Microsoft Produkte – für den durchschnittlichen Nutzer gemacht sind und kein großes Hintergrundwissen erfordern.
- Access bietet eine…