Outlook Aufgaben zuweisen: Tipps & Anleitung wie Sie schnell und einfach Aufgaben delegieren

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Originally published at: Outlook Aufgaben zuweisen: So geht’s einfach und effektiv

Wenn im Berufsalltag die Aufgaben überhandnehmen, ist es hilfreich, gezielt zu delegieren. Eine praktische Möglichkeit dafür ist es, in Outlook Aufgaben zuweisen. So behalten Sie den Überblick, entlasten sich selbst und stärken gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie das Delegieren in Outlook funktioniert, welche Vorteile es bietet und geben Ihnen nützliche Tipps für eine bessere Aufgabenverwaltung.

1. Aufgaben in Outlook effizient und bequem anderen zuweisen

Gerade wenn viele Aufgaben gleichzeitig anfallen, verliert man schnell den Überblick. Umso wichtiger ist es, Aufgaben gezielt an Kolleginnen und Kollegen delegieren zu können. Wie Sie dabei in Outlook vorgehen, zeigen wir Ihnen in dieser einfachen Anleitung:

Öffnen Sie zunächst die Aufgabe, die Sie delegieren möchten, per Doppelklick. In der geöffneten Ansicht finden Sie in der Menüleiste den Punkt „Aufgabe zuweisen“. Sobald Sie darauf klicken, verwandelt sich die Aufgabe in eine sogenannte Aufgabenanfrage.

Im nächsten Schritt tragen Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe übertragen möchten. Zusätzlich können Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, um klare Fristen zu setzen.

Mithilfe der Häkchen-Optionen können Sie:

  • eine aktualisierte Kopie der Aufgabe in Ihrer Liste behalten oder
  • den Bearbeitungsstatus im Blick behalten. Das verschafft Ihnen Kontrolle, erzeugt aber auch mehr Einträge in Ihrer eigenen Aufgabenliste.

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf „Senden“. Ihre Aufgabe wird nun verschickt und erscheint bei der ausgewählten Person als Aufgabenanfrage im Posteingang.

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Durch einen Klick auf das kleine Brief-Symbol kann der Empfänger übrigens direkt erkennen, welche Inhalte zur Aufgabe gehören – etwa angehängte Dokumente, Bilder oder sonstige Informationen.

  • Tipp: Wenn Sie „Statusbericht…

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wie funktioniert das im neuen Outlook? da gibt es die Schaltflächen zum Teilen der Taks nicht mehr :frowning:

Enrico

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Hallo Enrico,

die Funktion „Aufgabe zuweisen“ gibt es aktuell im neuen Outlook leider nicht mehr. Vielleicht kommt das irgendwann noch :slight_smile:

Viele Grüße aus dem Büro-Kaizen-Team

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Super Tipp, vielen Dank.
Ich hätte dennoch eine Frage, wenn ich bei mir eine Aufgabe zuweise und eine regelmäßige Wiederholung anlege (Serientyp) dann, wird der Punkt „Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern“ ausgegraut. Ich bekomme dann auch keine Rückmeldung, wenn die Aufgabe vom Mitarbeiter erledigt wurde. Wo liegt der Fehler?

Vielen Dank für Ihre Hilfe.
Lehner Thomas

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Hallo Herr Lehner,
vielen Dank für Ihren Kommentar und den damit verbunden Hinweis. Der Fehler liegt nicht bei Ihnen, sondern bei Microsoft. Aktuell ist diese Funktion in Outlook leider noch nicht vorgesehen. Wir können also nur hoffen, dass Microsoft dies mit einem späteren Update möglich macht.

Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle

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Ihre Tipps sind wirklich super. Ich habe schon viele davon umgesetzt. Ich habe aber nach wie vor Probleme, Aufgaben an Personen außerhalb des Unternehmens zuzuweisen. Diese landen beim Empfänger immer als „normale“ E-Mail. Das heißt, die Aufgabe kann dann nicht mehr einfach angenommen oder abgelehnt werden. Kenn Sie das Problem oder haben Sie eine Lösung dafür? Mit den Quicksteps lässt sich die E-Mail ja leicht in eine Aufgabe „umwandeln“, aber perfekt ist das nicht.
Gruß
Heiko Sommer

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Hallo Herr Sommer,

vielen Dank für Ihren Kommentar. Es freut uns zu hören, dass Ihnen unsere Tipps helfen.
Richtig. Das Zuweisen von Aufgaben funktioniert nur innerhalb des Unternehmens. Bei Personen außerhalb des Unternehmens bleibt tatsächlich leider nur der Workaround mit Quicksteps.

Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle