Originally published at: Outlook Verteiler anlegen: Kontaktgruppen erstellen und bearbeiten
Wer regelmäßig E-Mails an denselben Adressatenkreis versendet, sollte sich dafür auf jeden Fall einen Outlook Verteiler anlegen. Denn die Verteilerlisten (von Microsoft mittlerweile als „Kontaktgruppen“ bezeichnet) sind schnell erstellt und versenden dann eine E-Mail immer gleich an die gesamte Personengruppe, ohne dass Sie dafür die einzelnen E-Mail-Adressen immer wieder erneut zusammensuchen müssen. Das spart in der Summe viel Zeit und nervige Kleinstarbeit. Wie Sie in Outlook einen Verteiler anlegen, bearbeiten, verwalten und dann damit E-Mails mittels „An“, „Cc“ oder „Bcc“ versenden, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung.
1. Outlook Verteiler anlegen und Kontaktgruppen erstellen
Der Outlook Verteiler ist eine elegante und effiziente Methode, viele E-Mails auf einmal zu verschicken. So eine Kontaktgruppe kann beispielsweise das Projektteam sein, die eigene Abteilung, ausgewählte Kunden oder auch der eigene Freundeskreis. Mittlerweile wurden die bisherigen „Verteilerlisten“ von Microsoft allerdings in „Kontaktgruppen“ umbenannt – geändert hat sich dadurch jedoch nichts. Um einen neuen Verteiler anzulegen, gehen Sie nun wie folgt vor.
- Öffnen Sie Outlook, klicken Sie in der Navigationsleiste unten auf das Symbol → Personen/Kontakte und anschließend im Menüband links oben auf die Schaltfläche → Neue Kontaktgruppe.
- In dem sich daraufhin öffnenden Dialogfenster tragen Sie einfach einen aussagekräftigen Namen für die neue Verteilerliste ein und fügen dann bereits die einzelnen Mitglieder hinzu. Klicken Sie hierfür im Menüband auf die Schaltfläche → Mitglieder hinzufügen und wählen Sie im Kontextmenü je nach Bedarf eine der folgenden drei Optionen aus:
- Aus Outlook-Kontakten: Es öffnet sich eine Liste mit all Ihren Outlook-Kontakten. Klicken Sie den gewünschten Kontakt mit der linken Maustaste an (bei mehreren Personen die STRG-Taste gedrückt halten), zum Hinzufügen dann unten auf → Mitglieder klicken und mit einem Klick auf → Ok bestätigen.
- Aus Adressbuch: Falls Sie mehrere oder importierte Adressbücher besitzen, können Sie diese hier ansteuern, öffnen und die gewünschten…