Originally published at: Registratur-Systeme einfach erklärt (+ Optimierungs-Tipps)
Registratur – ein Thema, dass so beliebt ist wie Haarausfall. Denn manch einer wünscht sich am liebsten ein papierloses Büro. Doch eine gute Ablage für Ihre physischen Dokumente ist das A und O!
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Aufgaben einer Registratur vor. Wir zeigen Ihnen ebenfalls welche Arten es gibt und worin deren Vor-sowie Nachteile liegen. Außerdem zeigen wir Ihnen wieso Ihre Registratur nicht funktioniert und was Sie dagegen machen können.
Was ist eine Registratur?
Die Registratur beschreibt die Ordnung und Verwaltung von Schriftgut, wie beispielsweise
- Karteien, Registratur: Die Ordnung und Verwaltung von Schriftstücken.
- Urkunden,
- Akten oder
- Verzeichnisse.
Sie war gerade vor der Büroreform von Bedeutung, zu der Zeit, als die Zentralregistratur noch nicht abgeschafft wurde. Denn die Registratur lässt sich in die Zentralregistratur, welche für eine ganze Behörde oder Firma zuständig ist sowie die Abteilungsregistratur, einteilen. Die Abteilungsregistratur ist dementsprechend nur beschränkt zuständig.
Der Aktenplan bestimmt dabei die innere Ordnung einer Registratur. Man unterscheidet außerdem zwischen zwei Registraturformen:
- Die laufende Registratur beinhaltet aktuelle Geschäftsvorgänge.
- Die Altregistratur beinhaltet die abgeschlossenen Vorgänge.
Die Aufgaben der Registratur
Ordnung ist die Aufgabe der Registratur.
Die Registratur ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten.
Außerdem ist diese für die Einordnung, Entnahme und Bearbeitung einzelner Schriftstücke einer Akte zuständig. In bestimmten Fällen müssen auch einzelne Schriftgüter registriert werden.
Auch die Bereitstellung, Abgabe von Akten sowie Überwachung der Aufbewahrungsfristen gehören zu den Aufgaben einer Registratur. Die Überwachung der Aufbewahrungsfristen ist besonders für Behörden und Einrichtungen wichtig, die die Archivpflicht beachten müssen.
4 Registraturarten und Ihre Vor- sowie Nachteile
So wie es nicht nur eine Registraturform gibt, so gibt es auch nicht nur eine Art, wie Sie Ihre Dokumente ordnen und…