Originally published at: Routineaufgaben: Effizient arbeiten mit Checklisten
Im Büro fallen immer wieder Routineaufgaben bzw. Routinearbeit an, manche täglich, andere bei Bedarf. Ob wir diese sich wiederholenden Abläufe als „langweilig“ oder als „entspannend“ empfinden, hängt davon ab, wie leicht wir sie uns machen. Wenn wir nämlich an die richtige Stelle unsere Häkchen setzen, dann geht alles wie von selbst. Die Psychologie hat schon längst herausgefunden, warum es Routinen gibt: Es baut Stress ab, wenn man weiß, was als nächstes passiert. Außerdem erleichtern sie die Durchführung der Arbeit an sich.
1. Routineaufgaben: Definition und Abgrenzung
Unser Gehirn ist ein wahrer Meister im Speichern von Abläufen. Nehmen wir nur mal das Autofahren: Fast jeder Fahrschüler sitzt in den ersten Fahrstunden respektvoll und aufgeregt am Steuer. Jetzt nur keinen Handgriff vergessen! Doch bald schon muss er nicht mehr darüber nachdenken, was als Nächstes kommt. Sein Gehirn hat auf einer inneren Checkliste jeden Schritt gespeichert. Die Abläufe beim Fahren werden immer mehr zur Routine und verbrauchen deshalb weniger bewusste Aufmerksamkeit. Jetzt kann der Fahrer sich leichter auf den Straßenverkehr konzentrieren.
Routineaufgaben sind Aufgaben, welche sich wiederholen und automatisiert ablaufen. Meist werden diese als eintönig empfunden.
Routineaufgaben könnte man auch als „wiederkehrende Aufgaben bezeichnen. Routineaufgaben sind aber auch innerhalb eines Projektes bzw. im Projektmanagement zu finden. Aus diesem Grund ist es wichtig, zu definieren, was man als Projekt versteht.
Ein Projekt ist ein einmaliges und zielgerichtetes Vorhaben. Es müssen Handlungen geplant und umgesetzt werden, damit das Ziel erreicht wird. Ein Projekt hat immer ein Anfang und ein Ende.
In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen einem Projekt und Routineaufgaben aufgelistet.
|
Projekt |
Routineaufgaben |
|
|
Ziele |
bekannte Ziele |
neu definierte Ziele |
|
Abläufe |
bekannte Abläufe |
neu zu planende Abläufe |
|
Zuständigkeiten |
eingespieltes Team |
neu definierte Zuständigkeiten im Team |
|
Team |
feste Mitarbeiter |
Mitarbeiter müssen neu zugeordnet und koordiniert werden |
2. Beispiele: verschiedene Routineaufgaben
Routineaufgaben…