SharePoint für das Projektmanagement nutzen: Anleitung, Tipps und Vorlage!

Microsoft 365
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SharePoint für Projektmanagement? Das funktioniert! SharePoint ist Microsofts zentrale Plattform für die Verwaltung von und die Zusammenarbeit an Dokumenten in Unternehmen. Dort lassen sich alle wichtigen Projektvorgänge abbilden, Informationen teilen, Dokumente gemeinsam bearbeiten, Aufgaben zuweisen und verfolgen sowie der Projektfortschritt überwachen. Wie Sie SharePoint nun konkret für das Projektmanagement verwenden können – und wann sich die spezialisierten Projektmanagementtools Microsoft Planner und Microsoft Project besser eignen – erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Was ist und was kann Microsoft SharePoint? Kurzbeschreibung

Die erste Version von Microsoft SharePoint wurde bereits 2001 veröffentlicht. Die SharePoint-Software ist eine Web- bzw. Cloud-basierte Plattform (SharePoint Server vs. SharePoint Online), mit der Unternehmen Inhalte, Dokumente und Wissen zentral speichern, organisieren und gemeinsam bearbeiten können. Dementsprechend wird SharePoint vor allem auch für Intranetlösungen, die sichere Verwaltung und Freigabe von Informationen, die Zusammenarbeit im Team sowie automatisierte Workflows eingesetzt – alles Bereiche, die auch für das Projektmanagement von großer Bedeutung sind. Die Haupteinsatzbereiche von SharePoint sind:

  • Dokumentenmanagement: Zentralisierte Ablage, Versionierung und Freigabe von Dateien.
  • Intranet und Teamarbeit: Erstellung von internen Websites, zum Beispiel für die Information, Kommunikation oder gemeinsame Bearbeitung von Dateien.
  • Extranet-Lösungen: Sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern.
  • Wissensmanagement: Aufbau eines unternehmensweiten Wissensarchivs.
  • Workflows: Automatisierung von Geschäftsprozessen (z.B. Genehmigungen, Formulare etc.).
  • Reporting: Integration von Power BI, um sich die Daten in SharePoint (z.B. Aufgabenlisten, Projektstatus oder Umfrageergebnisse) in Berichte und anschauliche Diagramme umwandeln zu lassen.
  • Compliance & Zugriffsverwaltung: Rechteverwaltung und Datenklassifizierung, um Daten hinsichtlich ihrer Sensibilität einzustufen und vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen.
Microsoft SharePoint Server (On-Premises) wird noch bis mindestens Juli 2026 unterstützt. Danach wird Microsofts Fokus auf SharePoint Online liegen, um eine enge Verzahnung mit Microsoft 365, der Copilot-KI, Teams, OneDrive, Outlook & Co. zu ermöglichen.

Weitere grundlegende Details zu SharePoint erfahren Sie in unserem Einführungsbeitrag → „Microsoft 365…

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Guten Tag Herr Miller,

ich finde es gut, dass jemand mal etwas dazu schreibt, was mit Microsoft SharePoint alles möglich ist im Projektmanagement. Oft wird ja nur MS-Project als DIE Lösung von Microsoft dargestellt. Aus meiner Sicht lassen Sich mit SharePoint gerade die kleineren Projekte gut managen. Bei größeren und komplexen Projekten hilft dann die Kombination aus Project für die Planung und SharePoint für die Dokumente.

Übrigens hat Microsoft 365 noch einige weitere hilfreiche Tools für das Projektmanagement aufgesetzt, die ich hier genauer vorstelle:
Dazu gehören der Planner, die To-Do-Liste, Outlook Aufgaben und MS Project for the Web.

Aus meiner Sicht ist die Sammlung aber hilfreich für alle, die bereits im Microsoft Ökosystem unterwegs sind. :wink:

LG, Eike Venzmer