Originally published at: Wie SharePoint Online funktioniert: Anleitung mit Video-Tutorial
SharePoint Online ist das Standardtool für das Dokumentenmanagement und die Intranet-Erstellung in einer Microsoft 365-Umgebung. In dieser Büro-Kaizen® Anleitung erfahren Sie kompakt und einfach erklärt, wie SharePoint Online funktioniert, was es kostet und wie man die wichtigsten Funktionen darin nutzt. Wie man dann ganz konkret in und mit SharePoint Online arbeitet, sehen Sie zudem in unserem eigenen SharePoint Video-Tutorial zum einfachen Nachklicken unten, am Ende dieses Beitrags.
1. Was ist SharePoint Online? Nutzen, Versionen und Kosten
SharePoint Online ist die zentrale Microsoft 365‑Plattform für die digitale Zusammenarbeit und das Informations-, Wissens- und Dokumentenmanagement in Unternehmen und Organisationen. Denn mit Microsoft SharePoint können alle Inhalte, Informationen, Dateien und Dokumente im Unternehmen sicher verwaltet, freigegeben und gemeinsam bearbeitet werden – inklusive Intranet-Funktionen, Workflow-Automatisierung sowie Governance, Compliance und Datenschutz auf Enterprise-Niveau.
1.1 Die beiden SharePoint-Arten: SharePoint Online (Cloud) vs. SharePoint Server (On-Premises)
Microsoft bietet zwei verschiedene SharePoint-Arten an. Einmal das Cloud-gestützte „SharePoint Online“, das vollständig in der Microsoft Cloud läuft (in Microsofts eigenen Rechenzentren), sowie andererseits „SharePoint Server“ als On-Premises-Lösung, die auf dem eigenen Unternehmensserver gehostet werden muss.
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SharePoint Online (Cloud) |
SharePoint Server (On-Premises) |
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Hosting und Wartung: |
Keine eigene Hardware nötig, wird von Microsoft in dessen Rechenzentren betrieben, mit automatischen Updates und Wartung. |
Wird auf den eigenen Servern des Unternehmens gehostet, die IT-Abteilung ist für die Wartung und das Einspielen von Updates verantwortlich. |
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Integration und Zusammenarbeit: |
Enge Verzahnung mit den anderen Microsoft 365-Anwendungen (z. B. Teams, OneDrive, Outlook etc.). |
Individuelle Anpassungen möglich, dafür eine geringere automatisierte Integration. |
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Kosten: |
Monatliche oder jährliche Abonnementgebühren, keine Investitionen in die Hardware. |
Einmalige Investitionen in die Hardware und Kauflizenz, laufende Wartungskosten. |
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Datenschutz und Kontrolle: |
Die Daten europäischer Kunden liegen in Microsofts Rechenzentren in der EU, mit Compliance und Governance nach den Microsoft-Standards auf Enterprise-Niveau. |
Volle Kontrolle über die Daten, Systeme und Zugriffe,… |