Originally published at: Die Ressourcen in Outlook: Räume/Betriebsmittel anlegen & buchen
Wenn Sie Ihre Besprechungsräume oder andere Betriebsmittel (wie zum Beispiel Firmenwagen oder Geräte) verwalten wollen, brauchen Sie dafür nicht gleich eine eigenständige Buchungs-App zu installieren – das funktioniert auch ganz einfach mit der Ressourcen-Funktion direkt in Microsoft Outlook! Damit kann das Buchen von Ressourcen aller Art in einem Unternehmen schnell und einfach digitalisiert und automatisiert werden, was im Firmenalltag viel Arbeitszeit einspart und vor Doppelbuchungen schützt. Alle Nutzer können die Ressourcenkalender in Outlook sofort für sich nutzen und einsehen, ohne dass sich das Unternehmen dafür eine extra App kaufen und installieren muss. Das macht dieses Outlook-Feature so praktisch.
1. Wie funktioniert die Ressourcen-Buchung in Outlook mittels Postfach und Kalender?
Unter den Begriff „Ressourcen“ werden in Outlook sämtliche Betriebsmittel zusammengefasst, wie zum Beispiel Konferenzräume, Laptops, andere Elektrogeräte, Cargo-Bikes und Firmenfahrzeuge. Jede dieser Ressourcen muss nun anfangs lediglich einmal in Outlook angelegt bzw. hinzugefügt werden, ganz ähnlich wie ein menschlicher Benutzer auch. Dann kann Outlook die Ressourcenverwaltung weitgehend automatisiert erledigen. Um dies technisch bewerkstelligen zu können, bekommt jede Ressource ein eigenes Ressourcenpostfach und einen eigenen Ressourcenkalender. Das eigene Postfach wird benötigt, damit die Ressource Buchungsanfragen je nach Verfügbarkeit automatisch per E-Mail annehmen oder absagen kann. Die Kalenderfunktion wird benötigt, damit die Ressource Termine eintragen, verwalten und teilen kann – und alle Nutzer die Frei- und Belegtzeiten dieses Betriebsmittels sofort einsehen können.
- Ansonsten ist das Ressourcen-Buchungs-Tool in Outlook sehr flexibel und offen programmiert. Sie können quasi sämtliche Arten von Betriebsmitteln eingeben und nahezu beliebige Bedingungen an einen Buchungsvorgang stellen. Zum Beispiel, dass ein Besprechungszimmer nur maximal 8 Stunden am Stück gebucht werden kann und nicht gleich zwei Tage lang. Oder dass die Raumkapazität auf 10 Personen begrenzt ist und nicht für eine Gruppe von 15 Personen gebucht werden kann. Oder auch, dass das Reservieren speziell eines Firmenwagens…