Arbeitsanweisung formulieren (inkl. Muster/Vorlagen)

Büroorganisation
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Fragende Blicke, lange Gesichter und planloses „Herumgeeile” auf den Gängen – all das gibt es bei uns nicht mehr. Großen Anteil daran, dass wir strukturierter, schneller und auch zufriedener arbeiten, haben schriftliche Arbeitsanweisungen. Auf welche wir nicht mehr verzichten können und wie Sie diese ganz einfach selbst nutzen können, lesen Sie hier in unserem Blogbeitrag zur Arbeitsanweisung.

1. Definition und Inhalte einer Arbeitsanweisung

Einfach gesagt beinhaltet eine Arbeitsanweisung (Englisch: work instruction) Details, wie eine ordnungsgemäße Ausführung einer bestimmten Arbeit, aussieht. Eine Arbeitsanweisung beschreibt verständlich, verpflichtend sowie verbindlich, wann, wo und auf welche Weise eine Tätigkeit auszuführen ist. Aus diesem Grund vermitteln Arbeitsanweisungen zumeist:

  1. Zweck und Ziel der Arbeitsanweisung,
  2. den Aufgabenbereich,
  3. die Zuständigkeiten,
  4. die Arbeitsschritte, deren Reihenfolge sowie Informationen, womit die Anweisung auszuführen ist,
  5. die erforderlichen Qualifikationen,
  6. die Schutzbestimmungen und Sicherheitsaspekte,
  7. die Dokumentation der Tätigkeit (was, wo, wie, wer).

2. Arbeitsanweisungen – Wissen was zu tun ist

Wir möchten zu Beginn einmal Goethe bemühen, denn er hat so sehr recht, wenn er sagt:

„Es gibt nichts Schrecklicheres als eine tätige Unwissenheit.“ (Johann Wolfgang von Goethe)

Ja, dem ist tatsächlich so. Denn auf gut Glück etwas erledigen zu wollen, endet nahezu immer im Chaos. Wer nicht genau weiß, was er eigentlich tun möchte und wie er sein Ziel am besten erreicht, verliert Zeit, Lust und Nerven. Genau das erleben viele Menschen in deutschen Büros täglich.

Arbeitsanweisungen sind wichtig, damit jeder weiß, was zu tun ist.
Arbeitsanweisungen sind wichtig, damit jeder weiß, was zu tun ist.900×277 48.6 KB

3. Checkliste: Erstellung einer Arbeitsanweisung

Die folgenden W-Fragen können Ihnen dabei helfen eine Arbeitsanweisung (oder auch Arbeitsinstruktion) zu erstellen oder gegebenenfalls eine vorhandene Arbeitsanweisung zu verbessern:

Wer?
(Person)

Wer muss die Tätigkeit/Arbeit ausführen, die in der Arbeitsinstruktion beschrieben ist.

Was?
(Tätigkeit)

Beschreibung der auszuführenden Arbeit/Tätigkeit.

Wie? (Prozessablauf)

Detaillierte Beschreibung des Arbeitsablaufes.

Womit? (Arbeitsmittel)

Aufführung der Arbeitsmittel (Werkzeuge, Material, Gerätschaften, etc.), die benötigt werden, um die beschriebene Arbeit zu erledigen.

Wofür? (Zweck/Ziel)

Begründung…

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