Originally published at: Microsoft Word: Formatvorlagen erstellen, ändern, übertragen
Mit den „Formatvorlagen“ in Microsoft Word können Sie einem Textdokument mit nur wenigen Mausklicks ein einheitliches und professionell aussehendes Layout verpassen. Die Formatvorlagen erleichtern aber nicht nur die visuelle Gliederung und Gestaltung eines Dokuments. Sie sind zudem auch eine Grundvoraussetzung für viele weitere Formatierungsoptionen in Word, wie zum Beispiel das automatische Erstellen eines Abbildungs-, Literatur- oder Inhaltsverzeichnisses.
- Die Formatvorlagen gibt es bereits vorinstalliert in allen möglichen Variationen, zum Beispiel für die verschiedensten Überschriften, Listen, Nummerierungen und Tabellen.
- Die Vorlagen lassen sich aber auch problemlos ändern oder neu erstellen, um zum Beispiel die Größe und Abstände einer bestehenden Überschriftenvorlage zu reduzieren. Oder um die Schriftart und -farbe einer vorhandenen Word-Formatvorlage an das Corporate Design des eigenen Unternehmens anzupassen.
- Die Formatvorlagen haben aber neben dem Layout zudem auch eine Bedeutungsebene, die für die maschinelle (automatisierte) Verarbeitung wichtig ist – sie sollten daher nicht für das reine Layout zweckentfremdet werden.
1. Einführung: Was sind die „Formatvorlagen“ in Word?
Mit den Formatvorlagen in Word können einzelne Textkörper gekennzeichnet (z. B. Überschriften, Absätze, Listen oder Tabellen) und diesen bestimmte Formatierungsmerkmale zugewiesen werden. Wie zum Beispiel die Schriftart, Zeichengröße, Zeilenabstand, Einzug, Ausrichtung, die Art der Nummerierungs- und Aufzählungszeichen oder die Farbe und Stärke des Tabellenrahmens. Einem Textdokument schnell und einfach ein einheitliches Layout zu verpassen, ist allerdings nur eine Teilaufgabe der Formatvorlagen in Word. In Word bauen viele weitere Formatierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten auf dieser grundlegenden Kennzeichnung einzelner Textpassagen auf.
Wichtig: Die Formatvorlagen können mehr als „nur“ Layout – daher Vorsicht beim Ändern!
Die Formatvorlagen in Word transportieren zudem auch eine semantische Information (Semantik = Bedeutungslehre). Sie helfen damit wesentlich, einen Text zu strukturieren und zu gliedern. Und das ist nicht zuletzt für Software-Anwendungen und Suchmaschinen wichtig, damit sie die Textteile unterscheiden, zuordnen und automatisiert bearbeiten können. Die Formatvorlagen sind also…