OneNote-Verknüpfung erstellen: Vermeiden Sie Doppelablagen für effizientes Arbeiten

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Originally published at: OneNote Verknüpfung erstellen: So vermeiden Sie Mehrfachablagen

Eine OneNote-Verknüpfung zu erstellen, ist einer der einfachsten Wege, um Inhalte aktuell zu halten und effizient zu teilen. Vor allem verhindern Sie damit den größten Produktivitätskiller: die Mehrfachablage. Mehrfach abgelegte Dateien – egal, ob in OneNote, SharePoint oder auf der Festplatte – führen zu Versionschaos, längeren Suchzeiten und fehlerhaften Ergebnissen. Die Regel lautet daher: eine Datei, ein Speicherort. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit OneNote-Verknüpfungen doppelte Ablagen vermeiden und Ihre Zusammenarbeit deutlich vereinfachen können.

1. Das Grundprinzip: Wie man mit den Verknüpfungen in OneNote Mehrfachablagen verhindert

Das Büro-Kaizen Prinzip für einen nachhaltig aufgeräumten Arbeitsplatz – auch im Hinblick auf den Speicherort von Dateien und Notizen – lautet: „Alles hat EINEN Platz – alles hat SEINEN Platz!“ An anderen Plätzen (und Speicherorten) werden also lediglich Verweise auf diese Datei angelegt, in Form eines Links oder einer Verknüpfung.

Dieses Verbot für Mehrfachablagen gilt übrigens nicht nur für OneNote, sondern für alle Computer (vom PC und Mac bis zum Tablet und Smartphone), allen darauf laufenden Anwendungen (von der Festplatte bis zu Apps wie SharePoint und OneDrive) sowie auch das gesamte physische Büro (von der Papierablage bis zum Aktenordner und dem Archiv).

  • Mit OneNote können Sie Mehrfachablagen ganz einfach vermeiden, indem Sie einen Link beziehungsweise eine Verknüpfung zu einem Notizbuch, einem Abschnitt, einer Seite oder auch einem einzelnen Absatz erstellen.
  • Den Link können Sie dann an jede beliebige Stelle eines anderen Notizbuchs oder auch in ein anderes Office-Programm kopieren. Zum Beispiel in einen Teams-Chat oder in ein Outlook-Element (E-Mail, Aufgabe, Termin). Ein Klick auf die Verknüpfung öffnet dann immer die aktuelle Dateiversion von OneNote an der verlinkten Stelle.
  • Und auch externe Inhalte können jederzeit per Verlinkung in OneNote eingefügt werden. Dann haben Sie stets den aktuellsten Inhalt in OneNote und vermeiden zudem das Mehrfachablagen-Dilemma.

Definition: Was ist…

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Danke für die super Erklärung und dem Hinweis mit Mehrfachablagen.
Mich würde nun interessieren, ob ich auch anstatt eines Links eine Momentaufnahme der betreffenden Seite oder des Abschnitts hinzufügen kann? Mit Word oder Excel funktioniert das sehr gut, aber leider nicht innerhalb der Notizbücher.
Haben Sie da einen Trick?
Der Sinn davon wäre, dass ich sozusagen ein Masternotizbuch habe, welches mir die verlinkten Informationen aktualisiert.

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Hallo,
vielen Dank für deine Nachricht.
Teilen der Momentaufnahme einer Seite mit Notizen gibt es in OneNote for Windows 10.

1. Öffnen Sie in OneNote für Windows 10 die Seite, die Sie teilen möchten.
2. Klicken oder tippen Sie in der oberen rechten Ecke des App-Fensters auf Teilen.
3. Klicken oder tippen Sie am unteren Rand des Aufgabenbereichs Teilen, der geöffnet wird, auf Kopie senden.

Die Freigabe einer einzelnen Seite mit Notizen ist in OneNote 2016 nicht möglich.
Unsere Empfehlung ist immer OneNote 2016 zu nutzten, weil diese ist die Offizielle Version von Microsoft die regelmäßig upgedatet wird und die Schnittstellen zwischen Outlook funktionieren nur in den OneNote 2016 Version.

Viele Grüße aus dem Büro-Kaizen Team