Bei freigegebenen Postfächern gibt es ja immer mal wieder ein paar Herausforderungen. Mir ist aufgefallen das mit einem der letzten M365 Updates nach einer Outlook Neuinstallation die freigegebenen Postfächer auf einmal automatisch im „Von“ Feld aufgetaucht sind. Das scheint aber nicht replizierbar zu sein. Aktuell habe ich wieder den Fall mit Office aus M365 dass man die freigegebenen Postfächer wieder händisch eintragen muss.
Bei der Signatur gibts ähnliche Herausforderungen bei denen einmal die Signaturen zuverlässig mit der Cloud synchronisiert werden und dann wiederum nicht. Ich kopiere immer den Signaturen Ordner aus der App Data bei Benutzerwechsel und bin da lieber oldschool, glaube man konnte das mit der Onlinesignatur auch deakivieren.
normalerweise ist es bei uns so, dass ich den Weg über „Passwort setzen und direkt einloggen“ für sinnvoller halte, wenn jemand intensiver mit einem freigegebenen Postfach arbeiten soll. Die Zuweisung über das Admin Center ist aus meiner Sicht dafür zu stark eingeschränkt, und viele Dinge funktionieren nur begrenzt, vor allem Signaturen und einige weitere Funktionen.
Wir haben es im Büro jedoch so gelöst, dass wenn E-Mails aus einem freigegebenen Postfach übernommen werden, die Antworten dann aber aus dem persönlichen Postfach erfolgen damit alle weiteren E-Mails bei der zuständigen Person landen. Die E-Mail aus dem Postfach wird dann einfach archiviert. Das funktioniert bei uns sehr gut. In größeren Firmen ist das meist nicht praktikabel, da häufig mehrere Personen denselben Vorgang bearbeiten müssen, zum Beispiel bei Support-Tickets oder ähnlichen Themen. Bei uns reicht die Freigabe über das Admin Center aus, da in der Regel niemand direkt aus dem freigegebenen Postfach schreibt.
Du kannst einem freigegebenen Postfach ohne Lizenz auch ein Passwort vergeben, indem du im Admin Center unter „Aktive Benutzer“ den entsprechenden Benutzer suchst und das Passwort änderst. Danach kannst du dich damit wie mit einem normalen Benutzerpostfach anmelden, solange auf dem Gerät bereits ein lizenziertes Benutzerpostfach eingebunden ist.
Microsoft hat das automatische Freigeben über das Admin Center zwar vereinfacht, aber vieles, was man im Alltag öfter benötigt, funktioniert darüber nur eingeschränkt. Am Ende greift man wieder auf Workarounds zurück, da es sich nur um einen Stellvertretungszugriff und keinen echten Login handelt.
ja Du hast genau das angesprochen was auch mein Problem ist. Die Zuordnung von freigegebenen Postfächern über das Admincenter ist eine super Lösung, gerade bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Personalwechsel etc. Allein das Thema Passwörter etc. Deine Lösungen sind alle bekannt und ich verstehe das man irgendwann aufhört und eine Lösung findet, sozusagen eine der Pillen schluckt. Mich irritiert nur das es nach dem Update im letzten Jahr auf einmal super funktioniert hat. Gerade das Outlook die Postfächer erkennt und sie wie ein normales Postfach als Dropdown behandelt, super, auch das mit dem Signaturen Sync, super. Aber alles nicht wirklich konsistent. So was macht mich dann doch verrückt und ich würde gern wissen ob jemand ähnliche Erfahrungen hat und weiß wie es geht. Oft sind es die Reihenfolgen die man einhalten sollte, oder gewisse Versionsprobleme, etc. Grüße David