Originally published at: Richtig speichern – einfach erklärt [inkl. Praxisbeispiele]
Speichern Sie mit System, damit alle Mitarbeiter schnell die Dateien wieder finden können. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie man speichert, wie Dateien in einem anderen Dateiformat abgespeichert werden können sowie welche Methoden und Systeme es beim Speichern gibt.
1. Der Datenhamster: Vom Unsinn des lokalen Speicherns
„Alles meins – das speicher‘ ich auf meiner lokalen Festplatte“ spricht der datenhamsternde Kollege und verabschiedet sich mit dicken Backen in den vierwöchigen Sommerurlaub. Auf der Festplatte seines PCs schlummern nun wichtige Daten friedlich vor sich hin – genauso wie er am Strand. Bei den Daheimgebliebenen kann nun jederzeit Panik ausbrechen: Was hat der urlaubende Kollege Datenhamster dem Kunden damals bloß geschrieben? Schnell den Rechner aus dem Urlaubsschlaf geweckt – aber wie war nochmal das Passwort? Wo hat er bloß den ganzen Haufen gespeichert?
Speichern Sie Ihre Dateien so, dass jeder darauf Zugriff hat.
Wenn auch Ihre Mitarbeiter zur Gattung des Datenhamsters gehören, wird Ihnen die oben geschilderte Situation sicher bekannt vorkommen oder bald ins Haus stehen. Zwar haben sich mittlerweile für Einkauf und Auftragsabwicklung sowie in der Buchhaltung vernetzte Dateistrukturen weitgehend durchgesetzt – Korrespondenzen, Gesprächsnotizen und Projektideen verbleiben jedoch häufig auf der persönlichen Festplatte. Müssen die Kollegen in Abwesenheit des Erstellers an diese Daten heran, gibt es zwangsläufig Probleme.
2. Speichern Tastenkombination – So sichern Sie Ihre Dateien
Das Speichern einer Datei geht, in der Regel, schnell und völlig unkompliziert. So können Sie in nur wenigen Schritten speichern:
- Wenn Sie sich in Ihrer Datei befinden, drücken Sie gleichzeitig → Strg/ oder Ctrl und → S
- Beim ersten Mal speichern, öffnet sich nun ein neues kleines Fenster
- Wählen Sie nun den Speicherort aus
- Geben Sie anschließend den Namen der Datei ein
- Klicken Sie abschließend auf → Speichern
Tipp: In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte…