Telefonnotiz in Outlook erstellen, speichern und weiterleiten (Anleitung + Word-Vorlage)

Outlook
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Originally published at: Telefonnotiz in Outlook erstellen [Schritt-für-Schritt Anleitung]

In Outlook können Sie über das sogenannte Journal Ihre Telefonnotizen einfach erstellen und verwalten. Auch für Unterhaltungen oder sonstige Notizen können Sie die Journal-Funktion in Outlook einsetzen. In den neueren Versionen von Outlook ist die Funktion allerdings von der Oberfläche verschwunden. Es bedarf ein paar Klicks und Kniffen um die Möglichkeiten der Telefonnotiz in Outlook weiterhin zu nutzen. Erfahren Sie in folgendem Beitrag wie Sie die Funktion aktivieren und Telefonnotizen in Outlook einfach verwalten können.

1. Telefonnotiz in Outlook erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Telefonnotizen werden häufig auf Papier erstellt und landen dann auf einem Stapel unsortierter Papierberge. Dadurch verlieren Sie den Überblick und müssen unnütze Zeit aufwenden, um die Notizen wieder in Reihe zu bringen und die Erkenntnisse zu verarbeiten. Mit der Journal-Funktion in Outlook können Sie mit wenigen Klicks Ordnung in diese Papierberge bringen und haben jederzeit einen chronologischen Überblick über Ihre Telefonnotizen.

1.1 Journal starten

Zum Starten des Journals für Telefonnotizen gehen Sie wie folgt vor:

  • Navigieren Sie in Outlook zum Menüpunkt → Start.
  • Klicken Sie auf die Funktion → Neue Elemente.
  • Klicken Sie auf den Punkt → Weitere Elemente und dann → Formular auswählen… .
  • Tätigen Sie einen Doppelklick auf → Journaleintrag.
Telefonnotiz in Outlook starten über die Funktion "Journaleintrag".
Über die Option „Neue Elemente“ können Sie Ihre Telefonnotiz in Outlook starten.

1.2 Telefonnotiz über Outlook anlegen und Zeitmessung starten

Über die Funktion „Journaleintrag“ gelangen Sie zum Fenster, in dem Sie Ihre Telefonnotiz verfassen können. Schreiben Sie einen passenden Betreff und wählen Sie als „Eintragstyp“ → Telefonanruf. Als „Beginn“ wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit gesetzt. Über → Zeitmessung starten können Sie den Beginn und die Dauer Ihres Telefonats von Outlook mitschreiben lassen.

1.3 Notiz verfassen und Zeitmesser anhalten

Im Notizen-Feld verfassen Sie nun Ihre Notizen zum Telefonat. Am einfachsten geht das, indem Sie ein…

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Ich habe ihre erklaerungen zu telefonnotiz durchgesen. Finde aner nicht. Ob ich diese notiz weiterschicken. Kann. Zb in einem sekretariat. Wo viele telefonate hereinkommen ermn die berater nicht disponibel sind umd eine telefonnotiz bekommen sollen. Um zurueckzurufen
Dank im voraus für eine erklärung. Mlg. Colleen besch

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Hallo Frau Besch,
wenn Sie eine Telefonnotiz in Outlook anlegen, können Sie diese ebenfalls über die Schaltfläche „Weiterleiten“ unter „Journaleintrag“ an Ihre Kollegen schicken.

Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle